Jedan, a radi za 10 – PANTHEON WorkFlow

Bliži se kraj godine. Gužva je poprilična, a uvijek fali vremena (a i ljudi) kako bi se sve što kupci traže isporučilo na vrijeme i u dogovorenim okvirima. Jednom riječju: kaos. I čini se da se svake godine kaos povećava usprkos računalima, programima i raznoraznim drugim unapređenjima. Gdje je zapelo?

 

Poslovanje danas

Sve veći zahtjevi suvremenog poslovanja postavljaju pred tvrtke i zaposlenike sve veće izazove. Očekivanja kupaca rastu, odgovor tvrtke na zahtjev kupca očekivano treba biti trenutan. Brzina komunikacije uvjetovana razvojem suvremenih informacijsko-komunikacijskih tehnologija je danas nezamisliva ljudima od prije samo 15-ak godina.

Zamislite poslovanje u kojem ste narudžbenicom slali poštom, čekali odgovor za potvrdu i zatim čekali isporuku. Danas je samo potrebno pričekati isporuku (ako ste kupac). Narudžbenica elektroničkim putem do prodavača stiže odmah kao i njegov odgovor kupcu. Email je taj proces drastično ubrzao. Online prodavaonice su uklonile i ovaj oblik komunikacije, jer se sva roba dostupna kupcima nalazi u online izlogu i spremna je za naručivanja jednim klikom.

S druge strane, u tzv. back-end-u očekuje se da sve podjednako brzo i efikasno funkcionira. A to zahtjeva prilagođavanje procesa sada već standardnim očekivanjima brzine, efikasnosti i efektivnosti. Ako je ranije bilo u redu da direktora na stolu čeka hrpa papira koju treba odobriti, danas je to praktično gubljenje vremena i usporavanje ostalih u nizu kako bi efikasno obavljali svoj posao.

 

Vrijeme je ključni resurs

Vrijeme je danas ključni resurs. Pitanje koje se tu postavlja je kako uz ograničene resurse, a prije svega ljudi i posljedično vremena, ostvariti maksimalne moguće učinke poslovanja?

Odgovor su nam djelomično donijeli poslovni programi i standardizacija procesa. Potrebno je ih je automatizirati koristeći raspoloživo znanje i podatke.

 

Efektivnost i efikasnost

ISO 9001:2015 definira nekoliko važnih pojmova. Efikasnost se definira kao odnos između ostvarenih rezultata i upotrebljenih resursa. Efektivnost se definira kao obim u kojem su realizirane planirane aktivnosti i ostvareni planirani rezultati. Zajedno kreiraju mjerljiv rezultat (performanse).

Proces se, s druge strane, definira kao skup međusobno povezanih ili međusobno djelujućih aktivnosti koji koristi ulazne elemente kako bi se isporučio predviđeni rezultat.

Kako bi bili uspješni, danas je potrebno biti i efikasni (da radimo stvari na pravi način) i efektivni (da radimo prave stvari). Ta dva uvjeta zajedno bi trebala donijeti očekivani rezultat.

Ovo znači da bi trebalo uvijek raditi prave stvari i to na pravi način. Kako to postići u suvremenom svijetu brzine, neizvjesnosti i konstantnih promjena, pravo je pitanje.

Odgovor leži u standardizaciji i automatizaciji poslovnih procesa!

Standardizacija podrazumijeva definiranje poslovnih procesa i načine na koji ih radimo i postavljamo preduvjete za mjerenje efikasnosti. Automatizacija nam u sljedećem koraku pomaže kako bi se procesi uvijek odvijali na isti način uz pomoć računala i poslovnog programa koji takvu automatizaciju omogućava.

 

Postoji li rješenje?

PANTHEON WorkFlow, dostupan u svim licencama PANTHEON ERP rješenja, omogućava definiranje poslovnih procesa kao tokova procesa, zatim automatizaciju tokova i praćenje njihovog rezultata.

Zamislite samo da imate mogućnost da sve dosadne i ponavljajuće aktivnosti u toku svakog poslovnog dana prepustite računalu. Koliko bi vam vremena više ostalo za pametnije stvari?

S tom idejom napravljen je PANTHEON WorkFlow čiji cilj je, prvenstveno pojedinca, a posljedično i tim, rasteretiti ovih dosadnih poslova.

Pomoću ovog alata moguće je osloboditi zaposlene razmišljanja o tome koga obavijestiti o nekim poslovnim promjenama, tko odlučuje o nekoj stvari, tko treba potvrditi neki trošak i sl.

Bez automatizacije koja ZNA u svakom trenutku (jer je tako podešeno i definirano) kome proslijediti određenu poruku, koga obavijestiti o nekoj aktivnosti i sl. zaposlenici će najčešće trošiti i svoje i vrijeme kolega na dobivanje informacija o svim ovim stvarima.

U tom svijetlu, vraćamo se na naslovnu poruku i osnovnu ideju da je uz pomoć automatizacije upotrebom PANTHEON WorkFlow alata moguće rasteretiti zaposlenike viška posla i podignuti produktivnost. Je li baš moguće da će automatizacija zamijeniti deset ljudi? Teško, ali dovoljno je da rastereti svakog pojedinca bar 50% aktivnosti koje se mogu automatizirati.

Što biste vi učinili s viškom vremena?

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlenike, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…