Kontrola i sljedivost vremena isporuke
Automatsko snimanje potvrda narudžbi
Rješenje omogućuje automatsko prikupljanje potvrda narudžbi dobavljača i njihovo povezivanje s izvornim narudžbama. Na taj način tvrtka dobiva potpuni pregled potvrđenih datuma isporuke, količina i mogućih odstupanja u ranoj fazi procesa nabave.
Potvrde narudžbi mogu se preuzeti iz različitih izvora:
- PDF dokumenti,
- e-pošta,
- EDI poruke,
- drugim elektroničkim formatima.
Svaki dokument se automatski sprema u sustav za upravljanje dokumentima (DMS) i odgovarajuće klasificira kao potvrda narudžbe dobavljača.
Automatska veza do narudžbenice
Sustav automatski pronalazi odgovarajuću narudžbenicu u ERP sustavu na temelju broja narudžbe, reference dobavljača ili drugih identifikatora.
Nakon uspješne identifikacije, potvrda se automatski povezuje s izvornom narudžbom, što korisnicima omogućuje trenutni pregled svih povezanih dokumenata i aktivnosti.
Prednosti povezivanja dokumenata
- nema više ručnog pretraživanja dokumentacije,
- brži pristup informacijama,
- manje administrativnog posla,
- veća transparentnost cijelog procesa.
Automatsko ažuriranje vremena isporuke
Iz primljene potvrde, sustav automatski bilježi ključne podatke kao što su:
- potvrđeni datum isporuke,
- potvrđene količine,
- promjene izvorne narudžbe,
- dodatni uvjeti i odredbe dobavljača.
Podaci se bilježe izravno prilikom narudžbe, što omogućuje ažuran pregled stvarnog statusa isporuke.
Kontrola nad rokovima isporuke
Jedna od ključnih funkcionalnosti rješenja je automatska usporedba naručenog i potvrđenog vremena isporuke.
Sustav prati:
- naručeni datum isporuke,
- potvrđeni datum isporuke,
- odstupanje ili kašnjenje u danima.
U slučaju promjene ili kašnjenja, narudžba se automatski označava, a odgovorne osobe dobivaju upozorenje za pravovremeno djelovanje.
Proaktivno upravljanje opskrbom
Uz pravovremena upozorenja, tvrtka:
- brže otkriva kašnjenja dobavljača,
- smanjuje rizik prekida proizvodnje,
- poboljšava dostupnost materijala,
- olakšava planiranje daljnjih aktivnosti.
Potpuna sljedivost dokumenata
Cjelokupnoj povijesti povezanih dokumenata može se pristupiti iz pojedinačne narudžbe u bilo kojem trenutku.
Korisnici imaju pregled nad:
- originalnom narudžbenicom,
- potvrdom narudžbe dobavljača,
- dostavnicom,
- preuzimanjem robe,
- fakturom dobavljača.
Svi dokumenti su međusobno povezani i dostupni s jednog mjesta.
Revizijski trag bez kompromisa
Sustav bilježi sve događaje i promjene tijekom cijelog procesa kupnje:
- primitak dokumenta,
- povezanost s narudžbom,
- promjene u rokovima isporuke,
- korisničke potvrde,
- daljnje korake procesa.
To osigurava potpuni revizijski trag, što omogućuje jednostavan dokaz postupaka tijekom internih kontrola, revizija ili vanjskih inspekcija.
Veća pouzdanost lanca opskrbe
Automatizacijom praćenja potvrđenih narudžbi tvrtka dobiva bolju kontrolu nad cijelim lancem opskrbe.
To omogućuje:
- pravovremeno djelovanje u slučaju promjena u zalihama,
- preciznije planiranje proizvodnje,
- bolje upravljanje zalihama,
- smanjenje rizika zbog kašnjenja.
Poslovne pogodnosti
- Automatsko snimanje i snimanje potvrda narudžbi
- Brže otkrivanje kašnjenja i promjena u rokovima isporuke
- Kontinuirana kontrola nad procesima isporuke
- Potpuna povezanost svih dokumenata u lancu opskrbe
- Veća transparentnost i sljedivost operacija
- Manje ručnog rada i administrativnih zadataka
- Bolje planiranje proizvodnje i zaliha
- Potpuni revizijski trag za potrebe kontrole i revizije
Digitalizacijom potvrde narudžbe i automatskom sljedivošću dokumenata, tvrtka poboljšava pouzdanost procesa nabave, povećava transparentnost poslovanja te osigurava pravovremeno i učinkovito upravljanje lancem opskrbe.
BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke
X
Pregled i kontrola primljenih narudžbi