Digitalno računovodstvo: uštedite vrijeme i novac

Vjerojatno se svi slažemo da ne možemo izbjeći digitalizaciju. Trenutno se mnoge tvrtke nalaze na raskrižju dviju važnih razvojnih ruta, pri čemu jedna već kroči putem uvođenja novih digitalnih tehnologija, dok druge još uvijek nisu digitalizirale svoje poslovanje. Suzbijanje pandemije naučilo nas je i puno o digitalnoj (ne)pismenosti te ubrzalo digitalizaciju u mnogim tvrtkama. Danas je svima gotovo jasno da digitalizacija više ne može biti stvar odluke, već je apsolutno nužna.

Digitalizaciju svakako ne trebamo doživljavati kao nužno zlo, već je prihvaćamo kao tehnološki napredak koji će našoj tvrtki uštedjeti velik dio troškova i vremena. Digitalizacija poslovanja globalni je trend koji uspješno prate mnoge međunarodne pa tako i hrvatske tvrtke.

Ali kako se radno intenzivan proces može pretvoriti u učinkovit proces i uštedjeti troškove i vrijeme? Je li digitalno računovodstvo doista korisno za tvrtku? U nastavku dajemo odgovore na takva i slična pitanja vezana uz digitalizaciju računovodstva u tvrtki.

Zašto je važno što prije uvesti digitalizaciju?

Mnogo je razloga zašto ima smisla digitalizirati računovodstvo. Jedan od glavnih je povećanje učinkovitosti poslovanja. Mnogi poduzetnici i dalje drže svoje ulazne i izlazne račune u zasebnim mapama, tako da računovođa dolazi u kontakt s njima samo jednom godišnje. Računovodstveni službenik zatim sve to pregledava kako bi mogao pripremiti svoju poreznu prijavu. Vjerojatno nema potrebe naglašavati koliko je dugotrajno uređivati sve podatke unatrag.

Digitalizacijom računovodstva možete:

• uštedjeti vrijeme
• smanjiti broj pogrešaka
• smanjiti šanse za prevaru
• uštedjeti prostor u uredima
• doprinijeti zaštiti okoliša
• izbjegavati gubitak papirnatih dokumenata
• integrirati naš sustav s poslovnim informacijskim ili računovodstvenim sustavom kupaca
• dobiti bolji pregled poslovanja
• dobiti neposredan uvid u financijsku situaciju, uvijek i svugdje.

Ušteda vremena

Nakon što prenesemo računovodstvo na digitalnu razinu, više ne moramo trošiti vrijeme na prijenos podataka između različitih sustava. Prethodno smo morali ručno prenositi podatke kopiranjem ili pretipkavanjem certifikata i računa.

Osim toga, optimalno je da knjigovođa ili računovođa troši što manje vremena na pregled evidencije poduzetnika. Najlakši način da se to postigne je povezivanje naših financijskih evidencija s računovodstvenim sustavom.

Manje mogućnosti za pogreške

Pogreške se mogu napraviti brzo pri obavljanju svih zadataka koji zahtijevaju ljudsku intervenciju. To vrijedi i za računovodstvo. Podaci možda nedostaju ili su pogrešno proknjiženi ili prebrisani s fakture.

Ako digitaliziramo naše financijske zapise pomoću softvera za skeniranje odnosno OCR-a za, nema pogrešaka zbog ručnog unosa brojeva faktura, iznosa i drugih polja.

Manje prevara

Rad s papirnatim zapisima omogućuje izdavanje duplikata, tako da se prevara može dogoditi brzo. Prednost digitalizacije zapisa je u tome što sustav otkriva duplicirane i netočne račune i izdaje upozorenje. Pristup određenim dokumentima također je ograničen, a istovremeno se prati bilo kakav uvid u određenu dokumentaciju. Svi se podaci sigurno pohranjuju u podatkovnom centru u kojem je osigurana odgovarajuća sigurnost.

Ušteda uredskog prostora

Veliki ormari natrpani dokumentima stvar su prošlosti. Financijski zapisi mogu se lako pohraniti u oblaku. Poslužitelji na kojima su pohranjeni podaci imaju uspostavljene odgovarajuće sigurnosne mjere za sprječavanje gubitka podataka, uključujući posebno sigurnosne kopije te fizičku i softversku zaštitu. Na taj će se način podaci uvijek sigurnosno kopirati i neće se izgubiti ni u slučaju nesreće, npr. ako dođe do potresa, požara ili poplave. Istodobno, uvijek se možemo strogo pridržavati pravila o vođenju računa koja se odnose na vrijeme vođenja evidencije i zadržavanja.

Zaštita okoliša

Računovodstvo bez papira dugoročno štedi puno papira. Ne samo da štitimo okoliš digitalnim poslovanjem, već štedimo novac jer nema potrebe za troškom papira, tinte i omotnica.

Nema izgubljenih papirnih dokumenata

Ulazni dokumenti odmah se skeniraju pomoću OCR-a, a zatim se automatski prenose u oblak.

Integracija s korisničkim sustavima

Digitalni sustavi često se mogu integrirati u jedinstveni sustav, gdje su podaci uvijek ažurirani. Takva veza omogućuje automatsko učitavanje podataka o korisničkom računu u sustav tvrtke. Računovodstveni službenik i kupac tako pristupaju istoj bazi podataka.

Bolji pregled poslovanja

Budući da se podaci automatski prenose u računovodstveni sustav, više nije potrebno stalno preračunavati podatke kako bi se utvrdilo kako tvrtka posluje. Digitalizacijom financijskih evidencija uvijek možemo točno odrediti koliko je priljeva i koliko odljeva.

Uvid u vašu financijsku situaciju – bilo gdje i bilo kada

Budući da su računovodstveni zapisi dostupni u oblaku, možemo pristupiti podacima i datotekama bilo kada i bilo gdje. To je osobito prikladno kada nismo u uredu i samo želimo brzo pronaći određene informacije, poput sastanka kupca ili dok radimo od kuće.

Kako digitalizirati računovodstvo u 3 koraka?

Ove prednosti digitalizacije zvuče dobro, zar ne? Digitalnim računovodstvom možete uštedjeti do 70% vremena obrade podataka. Stoga je najbolje digitalizirati svoje računovodstvene evidencije što je prije moguće. Nemojte čekati sljedeću kalendarsku godinu i počnite postavljati temelje za digitalno računovodstvo uvođenjem jednostavnih koraka već danas.

1. Automatizirajte obradu ulaznih računa i certifikata

Uvođenjem e-knjiga opetovano se izbjegava pretipkavanje računa i primitaka. eKnjiženje automatski čita podatke iz dokumenata kako bi se spriječile pogreške ponovnog upisa.

U eKnjiženju ugrađena OCR tehnologija prepoznaje sljedeće podatke o fakturama i certifikatima:

• broj fakture/potvrde,
• datum primitka i fakture,
• iznos PDV-a,
• postotak PDV-a,
• porezni broj pošiljatelja,
• ime pošiljatelja,
• neto iznos,
• stopa PDV-a po tarifama,
• iznos PDV-a po stopama,
• datum valute,
• serijski broj,

Osim toga, sustav otkriva potencijalne pogreške na računima i uči se, čineći ga pametnijim.

2. Konfiguriranje više razina odobravanja u tijeku rada

Fakture se obično moraju odobriti prije podnošenja. Ručno potpisivanje je dugotrajno, pa ga uvedite tijek rada (dizajner poslovnih procesa) izbjegava. Uz PANTHEON WorkFlow možete dizajnirati i sve procese koji su specifični za vaše poslovanje. Kada postavite pravi tijek rada, ovaj sustav automatski osigurava da vaši računi dođu do pravih osoba. Te osobe zatim odobravaju ili odbijaju račun sa samo nekoliko klikova. Nakon potvrde račun se prosljeđuje financijskoj usluzi, ako je unesen u digitalni računovodstveni sustav.

3. Čuvajte svu dokumentaciju na jednom mjestu

eDokumentacija je spremište cjelokupne dokumentacije koju tvrtka koristi. U eDokumentaciji pohranjujemo pristiglu poštu i izdanu poštu (uključujući vođenje knjige pošte), sve računovodstvene dokumente (račune, podsjetnike itd.), komercijalnu dokumentaciju (ugovore, anekse itd.), tehničku dokumentaciju (upute za uporabu, jamstvene listove itd.). Zahvaljujući poslovnom procesu integriranom u PANTHEON, eDokumentacija olakšava preuzimanje i obradu dokumenata. Velika prednost ovog sustava je i vrlo lako pretraživanje svih dokumenata prema različitim kriterijima.

Podaci o financijskim evidencijama prikazuju se u odabranom softveru na tako besprijekoran, brz i transparentan način.

Jeste li zainteresirani za uvođenje digitalnog računovodstva u vašoj tvrtki? Naši stručnjaci rado će vam reći više o mogućnostima digitalizacije vašeg računovodstva i pomoći vam da u svoje poslovanje uvedete PANTHEON ePoslovanje. Pošaljite nam e-mail na prodaja@datalab.hr ili nas nazovite na 01 3535 595.