Zaključak godine u DMS-u

Tijekom tog razdoblja izrađuju se ključni dokumenti, bilance, temeljnice i izvješća, koji prikazuju financijsku sliku tvrtke i služe kao dokaz o ispravnom zatvaranju financijske godine i ispravnom uspostavljanju početnog stanja novog financijskog razdoblja.

Međutim, u praksi se ti dokumenti često pohranjuju na različitim lokacijama: u računalnim mapama, e-mailu, lokalnim diskovima ili fizičkim arhivama. Pristup podacima je netransparentan, provjera usklađenosti oduzima puno vremena, a dokazivanje poduzetih koraka ovisi o pojedincima.

Često se događa da uprava tvrtke, direktori, vlasnici ili revizori trebaju određene podatke i dokumente u vrlo kratkom vremenu – a računovodstvo ih mora tražiti u raznim mapama, ispisima ili arhivama. To uzrokuje dodatni gubitak vremena, opterećenje i nepotrebnu ovisnost o pojedincima koji poznaju strukturu dokumentacije.

S našim rješenjem, svi ključni dokumenti za kraj godine organizirani su na jednom mjestu, tako da im ovlaštene osobe mogu samostalno pristupiti, a računovodstvo ih može pronaći i proslijediti puno učinkovitije – bez dugotrajnog pretraživanja temeljnica, izvješća, e-maila ili mapa na računalima.

Cjelovita i strukturirana dokumentacija na kraju godine

Rješenje omogućuje pohranjivanje svih ključnih dokumenata na kraju godine na jednom mjestu – unutar dokumentacije, pod jednom klasifikacijom.

To osigurava:

• centralizirano i sigurno pohranjivanje zaključne dokumentacije
• lakši i učinkovitiji pristup ključnim financijskim podacima
• jasnu strukturu svih završnih dokumenata i izvješća
• dugoročnu sljedivost dostavljenih, odobrenih i arhiviranih dokumenata
• mogućnost kontroliranog uvida u financijsku situaciju korisnicima koji nemaju pristup glavnoj knjizi ili nisu vješti u pregledu dnevničkih unosa i računovodstvenih izvještaja.

Na temelju odgovarajuće dodijeljenih prava klasifikacije, uprava tvrtke, direktori, vlasnici ili druge odgovorne osobe mogu samostalno pristupiti ključnim dokumentima na kraju godine i brzo dobiti uvid u financijsku situaciju tvrtke – bez dodatnog uključivanja računovodstva ili pretraživanja dokumentacije u raznim sustavima i mapama.

Potpuna transparentnost financijskog stanja

U dokumentacijski sustav mogu se učitati svi ključni dokumenti za kraj godine, kao što su:

• bruto bilanca
• početni bruto saldo
• temeljnice raspodjele dobiti ili gubitka
• stanje bankovnih računa
• otvorena potraživanja i obveze
• bilance stanja
• izvještaj o prihodima i rashodima
• predane bilance
• i druga važna financijska dokumentacija.

Na taj način odgovorne osobe uvijek imaju pristup provjerenim i usklađenim podacima, bez potrebe za pretraživanjem različitih izvora.

Provjerljivost, transparentnost i sigurnost podataka

Jedna od ključnih prednosti rješenja je ta što su svi važni dokumenti za kraj godine prikupljeni na jednom mjestu i spremni za trenutni pregled.

To tvrtki daje jasan i provjerljiv uvid u sve ključne korake u procesu zatvaranja godine. Svaki važan dokument ostaje trajno povezan s razdobljem na koje se odnosi, što značajno olakšava provjere konzistentnosti podataka i naknadne interne ili eksterne kontrole.

Rješenje omogućuje pohranu:

• završnih i početnih bruto stanja
• temeljnice za zatvaranje razreda konta
• izvještaja i bilanci
• otvorenih stavki
• i ostale dokumentacije vezane za kraj financijske godine.

Ovakav način rada smanjuje mogućnost pogrešaka, gubitka dokumentacije ili zabune oko toga koja je verzija dokumenta korištena na kraju godine.

Još jedna važna prednost je dugoročna sljedivost podataka. Tijekom kasnijih provjera, revizija ili usporedbi između razdoblja, tvrtka može brzo provjeriti kakva je bila situacija na kraju određene financijske godine i na temelju kojih dokumenata je provedeno zatvaranje.

Svi dokumenti ostaju sigurno arhivirani, a pristup je reguliran jasno definiranim pravima i klasifikacijama.

Radite brže bez nepotrebnog pretraživanja

Nakon što su dokumenti preneseni u sustav za dokumente:

• više ih ne morate tražiti u mapama, e-mailu ili lokalnim arhivama
• svi ključni dokumenti prikupljeni su u strukturiranom i transparentnom obliku
• važni podaci i ispisi su uvijek dostupni na jednom mjestu
• zaključak godine postaje znatno transparentniji i organiziraniji proces.

Korištenjem klasifikacija korisnik može filtrirati i pregledati cijelu dokumentaciju zaključka pojedinog razdoblja u nekoliko sekundi, što značajno smanjuje vrijeme potrebno za pripremu dokumentacije za upravu, revizije, interne kontrole ili naknadne poslovne preglede.

Prednosti za vašu organizaciju

• Veća sigurnost financijske dokumentacije
• Centralizirana i organizirana arhiva na kraju godine
• Brže revizije i interne kontrole
• Manji operativni rizik
• Jasna dokazivost provedenih postupaka
• Bolja transparentnost financijskog stanja tvrtke
• Lakša suradnja između računovodstva i uprave
• Manja ovisnost o pojedincima i njihovom znanju o pripremi izvješća
• Brža priprema podataka za upravu, vlasnike ili revizore
• Lakši pristup ključnim dokumentima čak i bez pristupa glavnoj knjizi
• Veća transparentnost završnih i početnih stanja
• Standardizirani postupak zaključka godine
• Manje administrativnog posla u pronalaženju i pripremi dokumentacije

Zaključak godine tako postaje strukturiran, sljediv i profesionalno vođen proces.

Rješenje je posebno prikladno za:

• Računovodstvene usluge
• Financijske i računovodstvene odjele
• Tvrtke sa zahtjevima za revizijski trag
• Organizacije s više korisnika i različitim razinama pristupa
• Tvrtke s većim obujmom završne dokumentacije
• Tvrtke u kojima menadžment često treba pristup financijskim podacima i završnim izvješćima
• Organizacije koje žele digitalizirati, standardizirati i dugoročno pojednostavniti proces zaključka godine i povezana izvješća

Posebno je koristan u okruženjima gdje više ljudi sudjeluje u zaključku godine, gdje je važna jasna podjela odgovornosti i gdje tvrtka treba pouzdanu, transparentnu i dugoročnu arhivu financijske dokumentacije.

Ključna vrijednost rješenja

Rješenje predstavlja ne samo digitalnu arhivu dokumenata, već i reguliran i kontroliran proces upravljanja konačnom dokumentacijom tvrtke.

Omogućuje tvrtki veću transparentnost nad financijskim podacima, bolju sljedivost izvršenih postupaka te sigurnije i dugoročnije pohranjivanje ključnih dokumenata na kraju godine.

Zaključak godine u DMS-u znači: manji rizik, više kontrole i potpunu sljedivost svih ključnih financijskih dokumenata.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke