Slanje i potvrđivanje sigurnosnih procedura

Digitalna kontrola procesa koja osigurava usklađenost poslovanja i odgovornost zaposlenika

U svakoj organizaciji postoje dokumenti koje zaposlenici moraju primiti, pročitati i formalno odobriti.

Sigurnosne procedure, pravila zaštite na radu, zaštita od požara i ostali interni dokumenti predstavljaju temelj sigurnog i usklađenog poslovanja.

Izazov nastaje kada je potrebno osigurati da svaki zaposlenik doista primi dokument, upozna se s njegovim sadržajem i potvrdi primitak unutar propisanog roka.

Kada se proces temelji na papirnatoj dokumentaciji, e-mailu ili ručnom prikupljanju potpisa, statuse je teško pratiti, a rizik od neusklađenosti je znatno veći.

Naše rješenje za slanje i potvrđivanje sigurnosnih postupaka donosi transparentnost, sigurnost i potpunu kontrolu nad procesom.

Ujedinjeni proces umjesto ručnog praćenja

Rješenje digitalizira cijeli proces upravljanja obveznim internim dokumentima – od pripreme i objave dokumenata do potvrde primitka od strane zaposlenika.

Svaki dokument:

• pohranjen je u centraliziranom sustavu za upravljanje dokumentima
• omogućuje centralizirano upravljanje verzijama i promjenama
• automatski se prosljeđuje odabranoj skupini zaposlenika
• omogućuje praćenje pregleda i potvrdu primitka.

Na taj način organizacija uvijek ima dostupnu jednu, valjanu verziju dokumenta.

Potpuna transparentnost procesa

Nakon objave dokumenta, sustav automatski obavještava zaposlenike da je novi postupak dostupan za pregled.

To omogućuje:

• Pregled svih podnesenih postupaka
• Uvid u to kome je dokument proslijeđen
• Praćenje statusa pregleda i odobrenja
• Identificiranje zaposlenika koji još nisu ispunili svoje obveze.

Odjel ljudskih resursa ima ažurirane informacije dostupne u svakom trenutku bez ručnog vođenja evidencije i dodatnih provjera.

Automatska potvrda primitka

Zaposlenici pristupaju dokumentima putem korisničkog portala te nakon pregleda potvrđuju primitak i upoznatost sa sadržajem.

Sustav automatski bilježi:

• Datum i vrijeme pregleda dokumenta
• Potvrdu o primitku zaposlenika
• Sve dodatne suglasnosti ili izjave
• Povijest svih aktivnosti vezanih uz dokument.

Svi podaci čuvaju se zajedno s dokumentom i predstavljaju pouzdan dokaz ispunjenih obveza.

Usklađenost bez dodatnih administrativnih opterećenja

Rješenje omogućuje automatsko slanje podsjetnika zaposlenicima koji još nisu potvrdili primitak u predviđenom roku.

Na taj način organizacija postiže:

• Veću usklađenost s internim pravilima i regulatornim zahtjevima
• Manje administrativnog posla za HR odjele
• Lakšu provedbu internih i eksternih revizija
• Veću odgovornost zaposlenika u upoznavanju s procedurama.

Sve aktivnosti ostaju trajno zabilježene i dostupne su za praćenje i dokazivanje usklađenosti.

Prednosti za vašu organizaciju

• Potpuna kontrola nad slanjem obveznih postupaka
• Veća usklađenost s internim i zakonskim zahtjevima
• Manje ručnog rada i administrativnih zadataka
• Brža implementacija novih i ažuriranih postupaka
• Centralizirana evidencija svih potvrda zaposlenika
• Jednostavnije interne i eksterne revizije.

Proces slanja postupaka prestaje biti administrativni izazov i postaje kontroliran, transparentan i sljediv poslovni proces.

Kome je rješenje namijenjeno?

Rješenje je posebno prikladno za:

• Odjele za ljudske resurse
• Usluge zaštite zdravlja i sigurnosti na radu
• Organizacije s većim brojem zaposlenika
• Tvrtke s visokim zahtjevima za usklađenost
• Organizacije koje žele digitalizirati interne procese i komunikaciju.

Ako je važno da svaki zaposlenik bude pravovremeno obaviješten te da postoji dokaz o primitku i upoznavanju s dokumentom, ovo rješenje omogućuje potpunu kontrolu nad procesom.

Ključna vrijednost rješenja

Ne dopuštamo vam samo slanje dokumenata.
Ne prikupljamo samo preporuke zaposlenika.

Osiguravamo sigurnost, transparentnost i kontrolu nad procesom, što osigurava usklađenost s poslovnim propisima i odgovorno ponašanje zaposlenika.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke