Digitalni nadzor procesa, ki povezuje kadrovsko službo, zaposlene in dokumentacijo

V organizacijah z večjim številom zaposlenih vsakodnevno nastajajo dokumenti, ki jih je treba varno dostaviti, evidentirati in trajno hraniti.

Plačilne liste, odločbe o letnem dopustu, potrdila o dohodkih in druga kadrovska dokumentacija predstavljajo pomemben del poslovnih procesov, njihovo upravljanje pa pogosto še vedno temelji na e-pošti in lokalnem shranjevanju dokumentov.

Takšen način dela zmanjšuje preglednost, povečuje administrativne obremenitve in otežuje hitro iskanje dokumentov ali dokazovanje, da je zaposleni dokument prejel in pregledal.

Naša rešitev za avtomatizirano pošiljanje in arhiviranje kadrovske dokumentacije zagotavlja več reda, varnosti in popoln pregled nad procesom.

Enoten proces namesto razpršenih evidenc

Rešitev digitalizira in avtomatizira celoten proces upravljanja dokumentacije zaposlenih – od priprave dokumenta do dostave, potrditve prejema in trajnega arhiviranja.

Vsak dokument:

• se samodejno ustvari iz ERP sistema
• se zaposlenemu dostavi preko varnega digitalnega kanala
• se arhivira v izvirni in nespremenjeni obliki
• je povezan z ustreznimi kadrovskimi in obračunskimi evidencami

Ne glede na vrsto dokumenta je proces standardiziran, pregleden in popolnoma nadzorovan.

Popolna preglednost in sledljivost

Takoj ko je dokument ustvarjen, samodejno postane del centraliziranega digitalnega arhiva zaposlenega.

To omogoča:
Pregleden vpogled v vse izdane dokumente
Centralno hrambo izvirnih dokumentov
Celotno zgodovino distribucije in dostopov
Hitro iskanje dokumentov ob revizijah ali na zahtevo zaposlenih

Vsi dokumenti, potrditve, zapisi o pregledih in aktivnosti uporabnikov so shranjeni na enem mestu ter sledljivi skozi celoten življenjski cikel dokumenta.

Varna dostava in potrditev prejemaRešitev zaposlenim omogoča dostop do dokumentov preko digitalnega portala, brez uporabe e-pošte ali lokalnega shranjevanja.

Zaposleni lahko:

• Kadar koli pregledajo svoje dokumente
• Potrdijo prejem dokumenta
• Potrdijo pregled ali soglasje, kadar je to potrebno

Vse potrditve in aktivnosti se samodejno evidentirajo in postanejo del dokumentacije.
Tako organizacija pridobi zanesljiv dokaz o dostavi in pregledu dokumentov brez dodatnih administrativnih postopkov.

Centraliziran arhiv brez tveganja izgube podatkov

Vsa kadrovska in plačna dokumentacija ostane trajno dostopna v varnem digitalnem arhivu.

Rešitev omogoča:

• Hrambo izvirnih dokumentov brez sprememb
• Skladnost s pravili arhiviranja in varstva podatkov
• Odpravo odvisnosti od osebnih e-poštnih računov
• Hitrejši dostop do dokumentov med kontrolami in revizijami

Dokumentacija ostaja dostopna tako organizaciji kot zaposlenim brez ponovnega kreiranja ali ročnega iskanja dokumentov.

Prednosti za vašo organizacijo

• Popoln nadzor nad dokumentacijo zaposlenih
• Večja preglednost kadrovskih procesov
• Manj administrativnega dela in ročnih opravil
• Varna in dolgoročna hramba dokumentacije
• Enostavnejše revizije in dokazovanje skladnosti
• Večja učinkovitost zaposlenih in kadrovskih služb

Dokumentacija preneha biti zbirka posameznih datotek in postane nadzorovan ter digitaliziran poslovni proces.

Komu je rešitev namenjena

Rešitev je posebej primerna za:

• Kadrovske oddelke
• Obračun plač in administracijo
• Organizacije z večjim številom zaposlenih
• Podjetja, ki želijo digitalizirati kadrovske procese
• Organizacije z visokimi zahtevami glede skladnosti dokumentacije

Če število zaposlenih raste in se količina dokumentacije povečuje, rešitev zagotavlja strukturo za varno in učinkovito upravljanje dokumentov.

Ključna vrednost rešitve

Ne ponujamo le digitalnega arhiva.
Ne rešujemo le pošiljanja dokumentov.

Zagotavljamo varnost, preglednost in popoln nadzor nad dokumentacijo zaposlenih – od nastanka dokumenta do trajnega arhiviranja in potrditve prejema.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve