Online poslovanje uz PANTHEON Web Light i Granule

U razgovoru s Dejanom Kontićem, voditeljem PANTHEON prodaje iz Datalab SR d.o.o., predstavljamo online poslovanje uz PANTHEON Web Light i Granule.

Dejane, često u tvrtkama PANTHEON koriste samo pojedini zaposlenici, dok su neki moduli, kao što je Evidencija radnog vremena, potrebni svima. Zato smo za njih pripremili poseban način licenciranja – tzv. Granule. Možete li nam objasniti što su granule?

Bez obzira na to bavi li se poduzeće uslužnom djelatnošću, ugostiteljstvom, stručnim uslugama, prodajom ili drugim djelatnostima, Granule omogućuju prilagođavanje rješenja vlastitim potrebama, čime se poboljšava učinkovitost i smanjuje kompleksnost poslovanja.

Granula je dodatna usluga za sve PANTHEON korisnike ali i za korisnike drugih poslovnih programa koji trebaju samo određenu funkcionalnost. Povezana je s imenovanim korisnikom i bazom podataka, što znači da svaka granula mora biti povezana s određenim zaposlenikom u određenom poduzeću.

Općenito o PANTHEON granulama i primjere u praksi možete pogledati u webinaru.

Koje granule su dostupne? Koja im je cijena te kako se mogu naručiti?

Dostupno je 8 različitih granula:

• Kadrovi– više
• Putni nalozi – više
• Dokumenti i zadaci – više
• B2B narudžbe – više
• Nadzorna ploča – više
• Inventura skladišta – više
• Inventura osnovnih sredstava – više
• Servis na terenu – više

PANTHEON korisnici granule mogu aktivirati putem korisničkih stranica, a korisnici drugih poslovnih programa mogu nas kontaktirati na prodaja@datalab.hr ili 01 3535 595.

Prijavu na korisničke stranice možete izvršiti putem PANTHEON-a i opcija: Pomoć | Sadržaj pomoći.

Dodatne usluge mogu naručiti ovlašteni korisnici u poduzeću.

Granule su dostupne u PANTHEON-u od verzije 10.0.29.10. Korisnici PANTHEON hostinga mogu odmah koristiti Granule što smo omogućili nadogradnjom hosting baze.

 

PANTHEON granule predstavljaju jedno od najpovoljnijih rješenja. Pogotovo ako uzmemo u obzir svo vrijeme koje će korisnici uštedjeti jer više neće morati ponovno upisivati ​​podatke. Mogu li Granule koristiti samo korisnici hostinga?

Za korisnike PANTHEON hostinga, aktivacija Granula je najjednostavnija. Trebaju se samo prijaviti na Datalabove korisničke stranice i aktivirati Granule. Moguće je aktivirati jednu ili više granula odjednom, ali je uvijek moguće i naknadno ispraviti, povećati ili čak smanjiti ovaj broj.

Mjesečni trošak granula izračunat će se automatski.

Korisnici hostinga odmah će vidjeti sve svoje korisnike i izabrati kojem korisniku dodijeliti određenu Granulu. Pojedinom korisniku je moguće omogućiti rad samo s jednom ili nekoliko različitih Granula.

Kada su u pitanju korisnici PANTHEON-a koji imaju lokalnu bazu podataka, na istoj korisničkoj stranici se prvo klikom na gumb Dodaj lokalnu WEB bazu podataka, baza podataka i njeni korisnici dodaju za izbor Granule . Sljedeći koraci dodjele broja i vrste granula su isti kao i za Hosting.

Na prvom mjestu ste spomenuli Granulu Kadrovi. Što nam ova Granula omogućuje?

Zaposlenici koji imaju pristup granuli Kadrovi mogu joj pristupiti s bilo koje lokacije, bez obzira na to gdje i kako rade. To vrijedi za rad u uredu, kod kuće ili na terenu.

U granuli svaki zaposlenik vodi evidenciju svojeg rada, koji se kasnije uzima u obzir pri obračunu plaće, kao i izravan uvid u svoj prekovremeni ili manjak radnog vremena. Također, ima i pregled iskorištenih i preostalih dana godišnjeg odmora.

Evidencija radnog vremena predstavljena je u videu:

Kako  je s pregledom prisutnosti zaposlenih? Gdje i kako mogu provjeriti što članovi mog tima rade, na primjer?

Mogućnost Rada od kuće donijela je nove izazove u praćenju radnog vremena. Zanima nas gdje je zaposlenik, tko danas radi od kuće, a tko u uredu, tko je na službenom putu, pa čak i tko je koliko radio, na kojem projektu i slično.

Ono što ste pitali moguće je provjeriti u Pregledu prisutnosti. Ovdje voditelj tima može provjeriti prisutnost svojeg tima, za sve podređene zaposlenike, u stvarnom vremenu. Možete provjeriti koje radne obaveze trenutno imaju; jesu li na odmoru, rade od kuće ili su na poslovnom putu, s kojim klijentom su i koliko dugo.

U granuli Kadrovi korisnici mogu upravljati i pratiti SVE podatke o redovnom radu i drugim vrstama rada, koji su potrebni za naknadni obračun plaće u PANTHEON-u, bez uvoza tablica ili drugih zapisa. Svi ovi sati također se mogu izvesti u Excel ili ispisati ako je potrebno.

Koliko lako je obraditi zahtjeve za odobrenje odsutnosti?

Jednostavna obrada i odobravanje zahtjeva za izostanak je vrlo važna potreba onih koji vode timove. U posljednje vrijeme, odobrenja za odsustvo prenose se s HR-a na voditelje timova.

U evidenciji radnog vremena imamo mogućnost lakog potvrđivanja raznih vrsta zahtjeva kroz poslovni proces koji je prilagođen potrebama korisnika. Na ovaj način možemo potvrditi:

1. odsustva kao što su slobodni dani i praznici
2. zahtjevi za prijevremeni odlazak s posla ili službeno putovanje
3. zahtjevi za promjenu smjena, zahtjevi za razne sastanke…

Zaposlenik može lako poslati zahtjev za odobrenje odsustva kroz poslovni proces. Voditelj će primiti zahtjev na svoj email i može ga lako potvrditi ili odbiti koristeći svoj mobilni telefon.

Zaposlenik će moći provjeriti što se događa s njegovim zahtjevom; je li u postupku potvrđivanja, jr li odbijen te razlog odbijanja, ako ga je voditelj unio.

Kada voditelj tima potvrdi izostanak ili zahtjev za izostanak, to će se automatski evidentirati u kalendaru izostanaka, za kasniji  odgovarajući obračun plaće u klasičnom PANTHEON-u.

Ovo što ste rekli djeluje kao rješenje koje rezultira manjom potrošnjom papira i uštedom vremena za evidentiranje izostanaka?

Tako je. Uz to, moram spomenuti još jednu prednost. Prednost poslovnog procesa potvrđivanja zahtjeva je u tome što je prilagodljiv specifičnim potrebama tvrtke. Na primjer, kada izostanak treba potvrditi više od jedne osobe u hijerarhiji.

Na ovaj način štedimo puno vremena, jer se svaki korak od slanja zahtjeva za izostanak do potvrde evidentira u aplikaciji. Također automatski ispunjava obračun plaća u PANTHEON-u, bez ponovnog upisivanja ili uvoza tablica.

Predstavili smo Granulu Kadrovi. Kako zaposlenici mogu lako pristupiti samo putnim nalozima?

U prošlosti su se putnim nalozima bavili HR odjeli, ali danas korisnici PANTHEON-a za to jednostavno koriste Granulu Putni nalozi.

U njoj zaposlenici imaju online pristup samo putnim nalozima. Relacije se lako unose putem Google Maps, a dnevnice se automatski popunjavaju i obračunavaju. Evidentiraju se i obroci za koje se umanjuju dnevnice, a upisuju se troškovi goriva, hotelskog smeštaja, cestarine ili neki drugi trošak.

Računi za troškove nastale na putu se jednostavno i brzo fotografiraju pametnim telefonom i automatski prikazuju na online putnom nalogu, gdje je čak vidljiv i cijeli službeni put putem Google Maps.

Svi podaci su odmah vidljivi u klasičnom PANTHEON-u. Računovođa samo provjerava putni nalog ili ako je potrebno dopunjava ga, isplaćuje dnevnice zaposlenicima i automatski knjiži putni nalog.

Granula Putni nalozi  predstavljena je u videu:

Voditelji, direktori i odgovorne osobe obično samo trebaju odobriti dokumente ili račune. Često nisu za računalom, možda čak ni u poduzeću. Kakvo rješenje imamo za ovaj izazov?

Digitalizacija je u punom jeku u cijeloj regiji i u mnogim poduzećima još uvijek čekate da se voditelj vrati s puta ili direktor s odmora kako bi platio ili odobrio račun. Čak i za male tvrtke i poduzetnike, ovaj proces često zahtijeva dosta vremena i dodatnog rada.

Rješenje za jednostavnu potvrdu dokumenata ili obračun troškova je Granula Dokumenti i zadaci.

Pomoću ove granule mali će poduzetnik telefonom ili tabletom na vrlo jednostavan način poslikati sve primljene račune, pohraniti ih u dokumentaciju ili arhivu te ih odmah potvrditi. Istovremeno će njegovo računovodstvo primati te dokumente na pregled i knjiženje, izravno u njegov PANTHEON. Na taj će način moći izbjeći kašnjenja u slanju računa i dostave ostalih dokumenata e-mailom, običnom poštom ili osobno knjigovođi.

Ovo što ste spomenuli značajno smanjuje rad poduzetnika i ubrzava rad računovođe! Što je s većim poduzećima?

U skoro svakom velikom poduzeću dokumente arhivira i skenira posebna osoba, recepcija ili čak vanjski servis koji skenira dolaznu poštu. Potvrđivanje dokumenata odvija se kroz više koraka.

Na primjer, voditelj odjela odobri trošak i on tek onda ide direktoru na potvrdu. U drugim slučajevima, izdanu fakturu prije izdavanja mora odobriti rukovoditelj pojedinačnog odjela koji je sudjelovao u nekom dijelu ove fakture ili na kraju direktor prodaje.

Granula Dokumenti i zadaci je online aplikacija u kojoj možete potvrditi dokumente bilo gdje i bilo kada, čak i putem pametnog telefona.

Većina voditelja i direktora želi brzi pregled poslovanja. Imamo li Granulu i za to?

Imamo. Granula Nadzorna ploča omogućuje da su svi izvještaji i grafovi dostupni na pametnom telefonu ili tabletu bez potrebe za povezivanjem na računalo. Na taj način izvještaji putuju s voditeljem gdje god se nalazi.

Ukoliko vodstvo ili zaposlenici žele jednostavno i brzo pogledati analizu prodaje, ostvarenu razliku u cijeni, strukturu otvorenih stavaka, najbolje kupce, artikle i slično, to je lako moguće napraviti pomoću telefona i  Granule nadzorne ploče, u stvarnom vremenu i bez prijave u klasični PANTHEON.

Po čemu se granula B2B narudžbe razlikuje od ostalih i što omogućava?

Poduzeća od sada mogu omogućiti kupcima narudžbu robe direktno od njih te u isto vrijeme i uvid u zalihe ako žele.
U tu svrhu smo razvili Granulu B2B narudžbe, gdje je izravna veza između dobavljača i kupca.

Razlikuje se od ostalih Granula po tome što nije vezana za zaposlenika u poduzeću, već za zaposlenika iz vanjskog poduzeća, odnosno klijenta.

Putem Granule B2B olakšavamo naručivanje distributerima, jer kupci imaju pristup njihovoj bazi podataka, gdje vide trenutne zalihe i unose narudžbe. Obavijest o statusu narudžbe šalje se službeniku kroz prilagođeni poslovni proces. Kod potvrde narudžbe, status se automatski mijenja u Potvrđeno i potvrda se šalje natrag kupcu putem e-narudžbe ili emaila.

Na ovaj način kupac ima uvid u cijeli proces od narudžbe do preuzimanja. Dobavljač, s druge strane, štedi na ručnim unosima i nepodudarnostima u vezi cijena ili raspoloživih zaliha.

U stvarnosti još uvijek imamo puno papirnih dokumenata koji zahtijevaju ručni potpis. Imate li rješenje i za ovo?

U slučaju odnosa kupac-dobavljač, u mnogim tvrtkama je još uvijek uobičajeno ručno potpisivanje otpremnica po prijemu robe.

Stoga je naša ideja bila riješenje u obliku jednostavnog potpisivanja dokumenata na mobilnim uređajima, jer s PANTHEON Web Light-om možete ponijeti svoj PANTHEON i dokumente sa sobom na teren.

Pored klasičnog PANTHEON-a, u PANTHEON Web obitelji, uključujući granule, dokumente možete potpisivati pomoću tableta za potpis, tableta na dodir ili čak pametnog telefona. Potpis kao komponenta se može konfigurirati i omogućiti na ispisima svih vrsta dokumenata, po želji korisnika.

Ova funkcionalnost se može koristiti prilikom potpisivanja dokumenata, kao npr. dostavnice ili priznanice. Nakon prijema narudžbe, kupac jednostavno potpisuje dokument da je roba primljena, a potpis se ispisuje i pečatira te čuva u PANTHEON-ovom dokumentnom sustavu.

Dejane, predstavili smo mnoge mogućnosti koje pružaju Granule. Gdje možemo pronaći korisničke upute za korištenje Granula? Na primjer, ako želite upute za evidenciju radnog vremena ili neku drugu funkcionalnost klikom na gumb?

Poboljšali smo pristupačnost korisničkih uputa. Do korisničkih uputa u programu sada se može doći jednim klikom.

Na primjer, ako su vam bile potrebne upute prilikom kreiranja novog predračuna za kupca u PANTHEON-u, na odgovarajućem obrascu biste izabrali samo meni Pomoć i opciju – Prikaži primjere u uputama.

Klikom na naredbu brzo i lako ćete doći do povezanih primjera. U našem slučaju, na primjer, da kreiramo novi račun za kupce (kao što možete vidjeti na slici ispod).

Tehničke upute za program već su dostupne u svim lokalizacijama putem naredbe Pomoć | Upute ili na Korisničkim stranicama.

Imate li možda rješenje za tvrtke koje većinu vremena provode na terenu?

Naravno, pobrinuli smo se i za njih s rješenjem Granula Servis na terenu koje tvrtkama omogućuje cjelovito upravljanje svim aspektima terenskih usluga – od upravljanja servisnim nalozima i skladištem do izdavanja računa, putnih naloga i uređivanja dokumentacije. Cilj ovog rješenja je pojednostaviti rad i smanjiti administrativna opterećenja kako bi terenski timovi mogli raditi učinkovitije i bolje se fokusirati na kupce.

Najveća prednost je što su sve funkcionalnosti objedinjene u jednom intuitivnom sučelju. Serviser može jednostavno obavljati poslove na terenu, provjeravati zalihe materijala u skladištu i izdavati račune izravno kupcu. U isti sustav integrirano je i uređivanje putnih naloga, čime je omogućena potpuna sljedivost troškova i ruta. Sustav je osmišljen kako bi tvrtkama uštedio vrijeme i smanjio administrativne pogreške, jer su svi podaci dostupni u stvarnom vremenu.

Postoji li neko rješenje za popis dugotrajne imovine, jer to često predstavlja prilično veliki napor i odgovarajuću tehnološku opremu za praćenje?

Granula Inventura osnovnih sredstava je vjerojatno rješenje koje će vam najviše pomoći u jednostavnom i učinkovitom praćenju i popisu dugotrajne imovine. Zaposlenici mogu koristiti svoj pametni telefon za skeniranje EAN ili QR kodova na osnovnim sredstvima kao što su računala, namještaj, vozila i drugi predmeti u vlasništvu tvrtke. Podaci o skeniranoj imovini tada se automatski spremaju kao dokument koji je odmah dostupan računovodstvu u programu PANTHEON, što omogućuje fluidno i precizno vođenje evidencije.

Mnoge tvrtke imaju i vlastita skladišta u kojima redovito prate zalihe ručnim prebrojavanjem, evidentiranjem i kasnijim prijenosom podataka u sustav. Je li moguće to ubrzati i smanjiti mogućnost grešaka?

Granula za inventuru skladišta vrlo je korisna za jednostavno i učinkovito evidentiranje zaliha u skladištima, što zaposlenicima omogućuje brzo skeniranje barkodova proizvoda pametnim telefonom i izravan unos podataka o zalihama u sustav.

Rješenje je praktično jer tvrtkama omogućuje iznajmljivanje aplikacije samo za vrijeme inventure, čime optimiziraju troškove i dobivaju mogućnost korištenja snažnijih licenci bez dugoročnih obveza. Većina tvrtki izvještava da je s našim rješenjem inventura postala znatno brža i manje stresna za zaposlenike. Poseban naglasak stavljen je na smanjenje potrebe za ručnim radom i pojednostavljenje cjelokupnog procesa.