eKnjiženje (OCR) – Umjetna inteligencija u službi računovođe

U današnjem digitalnom svijetu, za poduzeća je ključno korištenje tehnoloških inovacija koje su dostupne kako bi poboljšala efikasnost i preciznost svojeg poslovanja. Jedna od tehnologija koja igra važnu ulogu kako u računovodstvu tako i u poslovanju općenito je optičko prepoznavanje znakova ili skraćeno OCR.

Što je OCR?

Optičko prepoznavanje znakova (eng. OCR – Optical Character Recognition) je tehnologija koja računalu omogućava prepoznavanje i interpretaciju teksta sa slike ili optički skeniranog dokumenta. Ova tehnologija je posebno korisna u računovodstvu jer omogućava brzu i preciznu obradu važnih informacija iz dokumenata kao što su računi, ugovori i izvodi.

Uloga OCR-a u računovodstvu

Glavna prednost korištenja eKnjiženja je brzina obrade velikog broja primljenih računa. Račun se jednostavno skenira, a zatim OCR sustav automatski prepoznaje dobavljača, valutu, OIB, moguće popuste i postavke računa te konvertira svaku stavku na računu u stavku na elektroničkom računu (e-računu). Na taj način se brzina obrade cijelog računa višestruko povećava u usporedbi s ručnim unosom računa u sustav. eKnjiženje je ne samo značajno brže i pouzdanije od ručnog unosa podataka, već je i jeftinije jer štedimo vrijeme. Uvođenje eKnjiženja donosi nekoliko prednosti:

• Automatizacija procesa
  Pomoću OCR tehnologije, računovodstveni procesi mogu postati automatiziraniji. Umjesto ručnog unosa podataka s računa, što je vremenski zahtjevno i podložno greškama, OCR automatski prepoznaje i izdvaja važne podatke poput iznosa, datuma, identifikacijskih brojeva itd. To skraćuje vrijeme potrebno za obradu dokumenata i omogućava brže izvršavanje zadataka.
• Preciznost podataka
  Ručnim unosom podataka postoji mogućnost grešaka poput tipografskih grešaka ili pogrešnog postavljanja numeričkih separatora, kao i pogrešno tumačenje rukopisa. OCR osigurava veću preciznost prepoznavanja i bilježenja podataka, smanjujući rizik od grešaka i time poboljšavajući pouzdanost računovodstvenog poslovanja.
• Sljedivost i preglednost
  OCR također omogućava praćenje dokumenata i njihovo čuvanje u elektroničkom formatu. To pridonosi većoj preglednosti poslovanja i olakšava pretraživanje i pristup dokumentima. Ako želimo pregledati prošle transakcije ili pronaći važne informacije, relevantne dokumente možemo pronaći mnogo brže uz pomoć funkcija pretraživanja i indeksiranja.

OCR kao dodatak ERP sustava

eKnjiženje donosi prednosti ne samo računovodstvenom poslovanju, već je izvrstan dodatak za sva poduzeća koje koriste poslovne programe (ERP). Integracija OCR tehnologije u ERP sustav omogućava automatsku obradu dokumenata, brzo prepoznavanje ključnih podataka i njihov prijenos u poslovni program. Time se postiže bolja povezanost između dokumenata i poslovnih procesa te skraćuje vrijeme i smanjuje napor potreban za ručni unos podataka.

Osim toga, kombinacija OCR-a s ERP sustavom poboljšava kvalitetu podataka i omogućava njihovu analizu. Podaci dobiveni iz dokumenata pretvaraju se u korisne informacije koje pomažu pri donošenju odluka i optimizaciji poslovnih procesa.

Rješenje eKnjiženje s optičkim prepoznavanjem znakova (OCR) ključni je alat za računovodstvo i poslovanje općenito. Iskorištavanjem ove tehnologije poduzeća mogu automatizirati svoje računovodstvene procese, povećati preciznost podataka te poboljšati sljedivost i preglednost dokumenata, čime dodatno optimiziraju poslovne procese i olakšavaju analizu podataka. Sada je pravo vrijeme za korištenje prednosti OCR tehnologije i postizanje veće učinkovitosti i konkurentnosti na tržištu.