Automatska likvidacija računa i trostruko usklađivanje
Digitalizirana obrada primljenih računa
Rješenje omogućuje potpuno digitalno snimanje i obradu primljenih računa te automatizaciju procesa likvidacije. Računi se automatski snimaju u sustav za upravljanje dokumentima (DMS) iz različitih izvora, kao što su:
- e-pošta,
- PDF dokumenti,
- eSlog e-računi,
- OCR prepoznavanje,
- Prikupljanje podataka pomoću umjetne inteligencije.
Sustav osigurava brzu, točnu i sljedivu obradu dokumenata bez ručnog prepisivanja podataka.
Automatsko trostruko usklađivanje
Jezgra rješenja je automatska provjera usklađenosti između ključnih dokumenata poslovnih procesa:
- narudžbe,
- primitak ili dostavnica,
- Račun.
Sustav provjerava količine, cijene, iznose i ostale ključne podatke te automatski utvrđuje podudaraju li se dokumenti.
Automatska likvidacija bez intervencije korisnika
Kada se svi podaci podudaraju, sustav automatski:
- potvrđuje dokument,
- likvidira ga,
- povezuje se sa svim pridruženim dokumentima,
- priprema ga za knjiženje.
Cijeli proces se odvija bez dodatnog administrativnog posla, što značajno skraćuje vrijeme potrebno za obradu računa.
Inteligentno upravljanje tolerancijom
U praksi mogu postojati minimalne razlike između dokumenata zbog zaokruživanja, troškova dostave ili drugih manjih razlika.
Sustav vam omogućuje postavljanje financijskih i postotnih tolerancija, na primjer:
- odstupanje do 2%,
- do 5 eura razlike.
Ako su odstupanja unutar dopuštenih granica, račun se automatski likvidira, a razlika se automatski knjiži na unaprijed definirani račun odstupanja.
Prednosti
- manje nepotrebne obrade računa,
- brža obrada dokumenata,
- smanjenje administrativnog posla,
- veća učinkovitost računovodstva i nabave.
Pametno odstupanje od usmjeravanja
Kada sustav otkrije nesklad, račun se automatski preusmjerava odgovornoj osobi na temelju vrste pogreške.
Razlika u cijeni
Fakturu prima odgovorni kupac koji upravlja određenom narudžbom.
Razlika u količini
Dokument se šalje odgovornoj osobi u skladište, gdje se provjerava prijem robe.
Netočni poslovni podaci
Pogreške u podacima tvrtke, poreznim brojevima ili bankovnim računima automatski se prosljeđuju računovodstvu.
Takav pristup osigurava brže rješavanje neslaganja i eliminira nepotrebno prebacivanje odgovornosti između odjela.
Vizualna nadzorna ploča za brzo donošenje odluka
Za fakture s odstupanjima, sustav prikazuje jasnu nadzornu ploču koja omogućuje usporedbu:
Narudžba | Preuzimanje | Račun
Odstupajući podaci su vizualno istaknuti, tako da korisnik odmah vidi uzrok problema.
Primjer:
- naručena cijena: 10 EUR,
- Naplaćena cijena: 12 EUR.
Klikom na gumb, odgovorna osoba može:
- potvrđuje odstupanje,
- pokrenuti zahtjev za kredit,
- provodi djelomičnu likvidaciju računa.
Automatski proces rješavanja odstupanja
Kada sustav otkrije odstupanje, pokreće se standardizirani postupak:
1. Zapisivanje pogrešaka
Faktura je privremeno zadržana i označena odgovarajućim statusom. Sustav također bilježi detaljno objašnjenje neslaganja u zapisniku događaja.
2. Obavještavanje odgovornih osoba
Kroz tijekove rada, odgovorne osobe se automatski obavještavaju o potrebnim aktivnostima.
3. Brzi tretman
Jednim klikom korisnik može:
- potvrđuje odstupanje,
- potreban kredit,
- provodi djelomičnu likvidaciju.
Sve aktivnosti se automatski bilježe i ostaju dio revizijskog traga.
Potpuna sljedivost i sigurnost revizije
Svaki korak obrade računa je dokumentiran:
- tko je pregledao račun,
- tko je odobrio odstupanje,
- kada je donesena odluka,
- zašto je odstupanje odobreno ili odbijeno.
Sustav osigurava potpunu transparentnost i pojednostavljuje interne i eksterne revizije.
RECADV – ključ gotovo potpuno automatske likvidacije
Korištenjem RECADV elektroničke razmjene dokumenata, proces je dodatno automatiziran.
Kako to funkcionira?
1. Nabava šalje narudžbu dobavljaču.
2. Po primitku robe, skladište evidentira stvarnu količinu.
3. Sustav automatski šalje RECADV – potvrdu primitka – dobavljaču.
4. Dobavljač priprema račun na temelju potvrđenih količina.
5. Račun se automatski uparuje s narudžbom i preuzimanjem.
Rezultat je znatno manje pritužbi, manje ručnog usklađivanja i gotovo potpuno automatizirani proces likvidacije računa.
Poslovne pogodnosti
- Do 70-80% manje računa za ručnu obradu
- Brže ukidanje i knjiženje računa
- Automatska identifikacija i usmjeravanje odstupanja
- Potpuna veza između narudžbi, računa i računa
- Veća učinkovitost u nabavi, skladištenju i računovodstvu
- Potpuni revizijski trag svih odluka
- Smanjenje administrativnih troškova
- Veća točnost i manje pogrešaka u knjiženju
S automatiziranom likvidacijom faktura i naprednim 3-Way Matchingom, tvrtka dobiva brže procese, bolju kontrolu nad troškovima i znatno manje administrativnog posla, uz osiguranje potpune sljedivosti i usklađenosti poslovanja.
BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke
X
Kontrola i sljedivost vremena isporuke