Brža obrada narudžbi bez ručnog unosa podataka

Tvrtke koje primaju velik broj narudžbi putem elektroničkih kanala često se suočavaju s dugotrajnim prepisivanjem podataka, provjerom zaliha i usklađivanjem informacija između odjela.

Rješenje omogućuje potpuno automatizirani uvoz e-narudžbi izravno u ERP sustav i značajno ubrzava proces od zaprimanja narudžbe do pripreme isporuke.

Narudžbe se obrađuju brže, s manje pogrešaka i potpunom sljedivošću svih aktivnosti.

Automatsko prikupljanje i uvoz narudžbi

Elektroničke narudžbe primljene putem bizBoxa ili drugih elektroničkih kanala automatski se bilježe i arhiviraju u sustavu za dokumente.

Sustav tada:

• identificira kupca,
• identificira naručene artikle,
• provjerava podatke,
• kreira narudžbu kupca u ERP sustavu,
• priprema dokument za daljnju obradu.

Sve narudžbe se pripremaju za izdavanje robe, otpremnica i računa u jednom procesu.

Obrada skupnih narudžbi

Operater može obraditi veliki broj primljenih narudžbi istovremeno jednim klikom.

To eliminira potrebu za:

• otvaranjem pojedinačnih dokumenata,
• ručnom transkripcijom podataka,
• repetitivnim administrativnim poslova.

Čak i s većim količinama narudžbi, proces ostaje brz i transparentan.

Pametna kontrola podataka

Prije uvoza, sustav provjerava konzistentnost podataka i upozorava korisnika na sve nepravilnosti.

Primjeri provjere:

• nepostojeći kodovi artikala,
• nedostajuća mapiranja oznaka kupaca,
• netočni identifikatori proizvoda
• Nepotpuni podaci o narudžbi.

Pogreške su jasno prikazane i korisnik ih može ispraviti izravno tijekom procesa uvoza.

Automatska kontrola zaliha

Prilikom uvoza narudžbe, sustav provjerava stvarnu dostupnost zaliha.

Korisnik odmah vidi:

• naručenu količinu,
• raspoložive zalihe,
• bilo koji dio narudžbe koji nedostaje.

Na temelju poslovnih pravila, tvrtka može odrediti kako postupati s nedostajućim količinama.

Djelomično upravljanje isporukom

Sustav omogućuje više scenarija u slučaju nedostatka zaliha.

Djelomična isporuka s daljnjom isporukom

Raspoloživa količina se priprema za otpremu, a ostatak se ostavlja otvorenim za kasniju isporuku.

Djelomična dostava bez čekanja

Isporučuje se samo dostupna količina, a nedostajući dio se automatski dopunjuje.

Odbijanje stavke

Stavka se uklanja iz narudžbe i kupac se automatski obavještava.

Sve odluke su podržane poslovnim pravilima i ne zahtijevaju dodatni ručni rad.

Automatska potvrda narudžbe kupcu

Nakon uspješne obrade narudžbe, sustav automatski priprema i šalje elektroničku potvrdu narudžbe (ORDRSP).

Kupac dobiva informacije o:

• potvrđenoj količini,
• djelomičnoj isporuci,
• promjeni u rokovima isporuke,
• odbijenim stavkama,

statusu narudžbe.

Podaci se prenose izravno u informacijski sustav kupca, bez dodatne komunikacije putem e-pošte ili telefona.

Potpuna integracija s veleprodajnim procesom

Potvrđena narudžba automatski pokreće sljedeće korake:

• rezervacija zaliha,
• priprema skladišnih narudžbi,
• izdavanje otpremnica,
• slanje robe,
• automatsko izdavanje računa.

Time se stvara objedinjeni digitalni proces od narudžbe do isporuke.

Potpuna sljedivost dokumenata

Svi dokumenti ostaju povezani tijekom cijelog životnog ciklusa narudžbe:

• primljena e-narudžba,
• potvrda narudžbe,
• narudžba kupca,
• dostavnica,
• račun.

Korisnici uvijek imaju pristup cijeloj povijesti pojedinog poslovnog događaja.

Poslovne pogodnosti

• Značajno brža obrada narudžbi
• Ukidanje ručnog unosa podataka
• Manje grešaka i pritužbi
• Automatska kontrola zaliha
• Podrška za djelomične isporuke i narudžbe na čekanju
• Automatsko obavještavanje kupaca
• Veća učinkovitost prodaje i logistike
• Potpuna sljedivost poslovanja

Automatiziranom obradom e-narudžbi tvrtka ubrzava prodajne procese, smanjuje administrativne troškove i pruža kupcima bržu i pouzdaniju uslugu.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke