Potvrđivanje primljenih računa s većom kontrolom

Problem:
U organizacijama koje obrađuju velik broj dolaznih računa i imaju više razina odobrenja, proces odobravanja računa često je spor, netransparentan i neučinkovit.

Fakture se ručno šalju putem e-pošte ili drugih komunikacijskih kanala, a često nije jasno tko je odgovoran za njihovu obradu i u kojoj se fazi procesa nalaze.

Ovakav način rada uzrokuje kašnjenja u potvrđivanju i knjiženju troškova, povećava administrativno opterećenje zaposlenika i stvara dodatni rizik od pogrešaka ili gubitka dokumenata.

Dodatni izazov je nedostatak transparentnosti i kontrole nad procesom, posebno u tvrtkama s više razina validacije troškova.

Na primjer, menadžer niže razine može odobriti račune do 300 €, menadžer srednje razine može odobriti račune do 5000 €, a sve veće iznose mora odobriti uprava tvrtke.

Bez jasno definiranog i automatiziranog procesa, takva se pravila često ne provode dosljedno.
Fakture se prosljeđuju pogrešnim ljudima, zaglave u određenoj fazi procesa ili se odobravaju bez odgovarajućeg nadzora.

Korisnici nemaju jasan pregled gdje se dokument nalazi, tko ga trenutno obrađuje i gdje postoje uska grla u procesu.

Rješenje:
Modul omogućuje napredni proces odobravanja primljenih računa kroz više razina odobravanja, s automatskom distribucijom dokumenata odgovornim osobama i praćenjem statusa procesa u stvarnom vremenu.

Nakon primitka računa, dokument se raspoređuje u unaprijed definirane grupe na temelju odgovorne osobe navedene kod dobavljača u šifrarniku entiteta.

Centralizirano prikupljanje računa

Svi primljeni računi automatski se prenose u Dokumentaciju. Pristup klasifikaciji može se ograničiti isključivo na ovlaštene korisnike koji imaju pravo pregleda svih računa.

Automatska distribucija odgovornim osobama

Nakon primitka dokumenta pokreće se poslovni proces distribucije faktura.
Sustav automatski određuje odgovornu osobu na temelju podataka navedenih za dobavljača u šifrarniku entiteta.

Na ovaj način svaki račun prolazi kroz unaprijed određene razine provjere i validacije.
Ako kod dobavljača nije određena odgovorna osoba, dokument ostaje izvan automatskog postupka odobravanja, ali se može ručno poslati u postupak odobravanja.

Kontrola dokumenata u svakom trenutku

Status dokumenta znate u bilo kojem trenutku:
• u procesu odobravanja
• odbijen
• dovršeno

Statusi vam omogućuju jednostavan pregled trenutnog statusa svakog računa.

Transparentnost bez dodatnog pretraživanja informacija

Odgovorna osoba prikazana je u mreži, tako da odmah možete vidjeti s kim je račun i u kojoj se fazi procesa nalazi.

Na ovaj način, korisnici mogu u bilo kojem trenutku vidjeti:

• kod koga se dokument trenutno nalazi
• gdje je postojalo potencijalno usko grlo u procesu

Obrada faktura u računovodstvu omogućuje fleksibilno knjiženje

Nakon završetka postupka validacije, računovodstvo može odabrati način knjiženja računa:
• uvoz XML dokumenta
• ručni unos
• Obrada OCR računa

Prednosti rješenja

Automatizirajte proces odobravanja faktura
Jasna kontrola nad odgovornostima i odobrenjima
Manje ručne distribucije dokumenata
Brži protok i obrada primljenih računa
Transparentno praćenje statusa dokumenata
Lakša kontrola kašnjenja i odbijenih faktura
Povećana sigurnost i kontrola pristupa dokumentima

Kome je rješenje namijenjeno?
Rješenje je namijenjeno tvrtkama koje imaju:
Više razina provjere računa
Decentraliziranu validaciju troškova
Potrebu za kontrolom procesa certificiranja
Povećan broj primljenih računa i korisnika uključenih u proces obrade

Ključna vrijednost rješenja
PANTHEON čini još više. Uz pravilno uspostavljen proces, postaje moćan alat za upravljanje dokumentima i odgovornošću.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke