Digitalna kontrola procesa koja osigurava usklađenost poslovanja i odgovornost zaposlenika

U svakoj organizaciji postoje dokumenti koje zaposlenici moraju primiti, pročitati i formalno odobriti.

Sigurnosni postupci, pravila zaštite na radu, zaštita od požara i ostali interni dokumenti predstavljaju temelj sigurnog i usklađenog poslovanja.

Izazov nastaje kada je potrebno osigurati da svaki zaposlenik doista primi dokument, upozna se s njegovim sadržajem i potvrdi primitak unutar propisanog roka.

Kada se proces temelji na papirnatoj dokumentaciji, e-pošti ili ručnom prikupljanju potpisa, statuse je teško pratiti, a rizik od neusklađenosti je znatno veći.

Naše rješenje za slanje i potvrđivanje sigurnosnih postupaka donosi transparentnost, sigurnost i potpunu kontrolu nad procesom.

Ujedinjeni proces umjesto ručnog praćenja

Rješenje digitalizira cijeli proces upravljanja obveznim internim dokumentima – od pripreme i objave dokumenata do potvrde primitka od strane zaposlenika.

Svaki dokument:

• pohranjen je u centraliziranom sustavu za upravljanje dokumentima
• omogućuje centralizirano upravljanje verzijama i promjenama
• automatski se prosljeđuje odabranoj skupini zaposlenika
• omogućuje praćenje inspekcije i potvrdu primitka

Na taj način organizacija uvijek ima dostupnu jednu i valjanu verziju dokumenta.

Potpuna transparentnost procesa

Nakon objave dokumenta, sustav automatski obavještava zaposlenike da je novi postupak dostupan za pregled.

To omogućuje:

• Pregled svih podnesenih postupaka
• Uvid u to kome je dokument proslijeđen
• Praćenje statusa pregleda i odobrenja
• Identificiranje zaposlenika koji još nisu ispunili svoje obveze

Odjel ljudskih resursa ima ažurirane informacije dostupne u svakom trenutku bez ručnog vođenja evidencije i dodatnih provjera.

Automatska potvrda primitka

Zaposlenici pristupaju dokumentima putem korisničkog portala te nakon pregleda potvrđuju primitak i upoznatost sa sadržajem.

Sustav automatski bilježi:

• Datum i vrijeme pregleda dokumenta
• Potvrdu o primitku zaposlenika
• Sve dodatne suglasnosti ili izjave
• Povijest svih aktivnosti vezanih uz dokument

Svi podaci čuvaju se zajedno s dokumentom i predstavljaju pouzdan dokaz ispunjenih obveza.

Usklađenost bez dodatnih administrativnih opterećenja

Rješenje omogućuje automatsko slanje podsjetnika zaposlenicima koji još nisu potvrdili primitak u predviđenom roku.

Na taj način organizacija postiže:

• Veću usklađenost s internim pravilima i regulatornim zahtjevima
• Manje administrativnog posla za HR odjele
• Lakšu provedbu internih i eksternih revizija
• Veću odgovornost zaposlenika u upoznavanju s procedurama

Sve aktivnosti ostaju trajno zabilježene i dostupne su za praćenje i dokazivanje usklađenosti.

Prednosti za vašu organizaciju

• Potpuna kontrola nad slanjem obveznih postupaka
• Veća usklađenost s internim i zakonskim zahtjevima
• Manje ručnog rada i administrativnih zadataka
• Brža implementacija novih i ažuriranih postupaka
• Centralizirana evidencija svih potvrda zaposlenika
• Pojednostavite interne i eksterne revizije

Proces slanja postupaka prestaje biti administrativni izazov i postaje kontroliran, transparentan i sljediv poslovni proces.

Kome je rješenje namijenjeno?

Rješenje je posebno prikladno za:

• Odjele za ljudske resurse
• Usluge zaštite zdravlja i sigurnosti na radu
• Organizacije s većim brojem zaposlenika
• Tvrtke s visokim zahtjevima za usklađenost
• Organizacije koje žele digitalizirati interne procese i komunikaciju

Ako je važno da svaki zaposlenik bude pravovremeno obaviješten te da postoji dokaz o primitku i upoznavanju s dokumentom, ovo rješenje omogućuje potpunu kontrolu nad procesom.

Ključna vrijednost rješenja

Ne dopuštamo vam samo slanje dokumenata.
Ne prikupljamo samo preporuke zaposlenika.

Osiguravamo sigurnost, transparentnost i kontrolu nad procesom, što osigurava usklađenost s poslovnim propisima i odgovorno ponašanje zaposlenika.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke