Digitalno upravljanje dokumentima: pronađite dokumente u sekundama

Koliko ste puta u proteklom tjednu tražili ugovor, račun ili ponudu?

Ako ste morali otvoriti više mapa, provjeriti e-poštu ili pitati kolegu gdje je pohranjena najnovija verzija dokumenta, niste sami.

Bez kvalitetnog sustava za digitalno upravljanje dokumentima, pronalaženje informacija često traje puno duže nego što bi trebalo. Pronalaženje informacija jedan je od onih svakodnevnih zadataka koji oduzimaju puno više vremena nego što obično priznajemo.
Većina tvrtki nema problema s nedostatkom dokumentacije. Problem je što uvijek ima više dokumentacije, ali organizacija ostaje ista kao što je bila prije pet godina.

“Mora biti negdje.”

Ovo je vjerojatno najčešća fraza u gotovo svakom uredu.

Ugovor bi mogao biti u dijeljenoj mapi. Može biti u e-poruci. Možda ga kolega ima spremljenog na računalu. Ako je dokument stariji, možda je čak i u fasciklu.

Najviše vremena obično gubimo ne zato što dokument nedostaje. Gubimo ga zato što ne znamo gdje ga tražiti.

Kada se to dogodi jednom ili dvaput dnevno, možda se ne čini kao velika stvar. Ali kada više zaposlenika svaki dan traži istu stvar, to postaje značajan trošak vremena.

Problem nisu dokumenti. Problem je način na koji su pohranjeni.

Mnoge tvrtke koriste kombinaciju različitih mapa, e-pošte, mrežnih diskova i lokalno pohranjenih datoteka. Svaki zaposlenik razvija vlastiti sustav imenovanja i sortiranja dokumenata, pa njihovo pronalaženje često ovisi o tome tko je dokument stvorio.

S vremenom nastaju duplicirane datoteke, više verzija istog ugovora ili ponude, a zaposlenici više nisu sigurni koja je najnovija.

Ovakav način rada nije problematičan samo zbog gubitka vremena. Također povećava mogućnost pogrešaka, jer tvrtka može koristiti zastarjele ili netočne dokumente.

Dobra organizacija znači više od urednih mapa.

Mnoge tvrtke pokušavaju riješiti problem boljom strukturom mapa. Iako je to korak u pravom smjeru, često samo po sebi nije dovoljno.

S velikim brojem dokumenata, brzina pronalaska informacija postaje posebno važna. To znači da dokument mora biti pretraživ po raznim kriterijima, kao što su kupac, broj dokumenta, projekt, datum ili čak njegov sadržaj.

Kada više ne morate ručno tražiti dokumente, vaš svakodnevni rad se značajno ubrzava.

Dokumentacija mora biti dostupna svima kojima je potrebna.

Jedan od najčešćih razloga kašnjenja nije pronalazak dokumenta, već čekanje na kolegu koji jedini zna gdje je pohranjen.

Ako tvrtka koristi centralizirani sustav za upravljanje dokumentima, zaposlenici imaju pristup istim informacijama na temelju svojih prava pristupa. Dokumenti se prikupljaju na jednom mjestu, promjene se prate, a pretraživanje je znatno brže.

To je posebno važno za ugovore, fakture, otpremnice, dokumente o osoblju i ostalu poslovnu dokumentaciju koju koristi više odjela.

Digitalno upravljanje dokumentima nije samo arhiva

Moderni sustavi za upravljanje dokumentima omogućuju vam puno više od pukog elektroničkog pohranjivanja datoteka. Možete povezati dokumente s klijentima, projektima ili poslovnim procesima, pratiti verzije, dodijeliti prava pristupa i pronaći ih u sekundama pomoću metapodataka ili pretraživanja sadržaja dokumenata.

To znači manje vremena utrošenog na administraciju i više vremena utrošenog na posao koji stvara dodanu vrijednost za tvrtku.

Organizirana dokumentacija štedi više vremena nego što možete zamisliti.

Većina tvrtki počinje razmišljati o organizaciji dokumenata tek kada ih imaju previše. Zapravo, najveća prednost digitalnog upravljanja dokumentima je ta što informacije ostaju transparentne čak i kako tvrtka raste.

Ako zaposlenici mogu pristupiti pravom dokumentu puno brže i lakše, uštede su brzo vidljive u svakodnevnom radu cijelog tima.

Saznajte kako vam PANTHEON DMS može pomoći u digitalizaciji, organiziranju i brzom pronalaženju poslovne dokumentacije.