Digitalna kontrola procesa koji izravno utječe na financije, odnose i povjerenje

U svakoj organizaciji koja izdaje veliki broj računa, pritužbe su neizbježne. Razlika nije u njihovom broju, već u načinu na koji se njima upravlja.

U praksi, pritužbe često dolaze putem različitih kanala: putem e-računa, e-pošte, pisma, zahtjeva ili telefonskog poziva.

Informacije ostaju raspršene, odluke ovise o pojedincima, a preispitivanje spornih iznosa i statusa postaje sve izazovnije.

Naše rješenje za upravljanje pritužbama na račune donosi red, transparentnost i potpunu kontrolu u proces koji često prolazi nezapaženo sve dok ne postane problem.

Ujedinjeni proces umjesto improvizacije

Rješenje digitalizira i standardizira cijeli proces reklamacije – od trenutka reklamacije računa do konačne odluke i financijske obrade.

Svaka pritužba:

• povezana je s određenom izdanom fakturom,
• zabilježena je na jednom mjestu,
• ima jasno definiran status i odgovornu osobu,
• slijedi unaprijed određeni proces donošenja odluka.

Bez obzira na to stiže li pritužba elektroničkim putem ili tradicionalnim kanalima, postupak je uvijek isti, transparentan i sljediv.

Potpuna transparentnost i kontrola

Odmah nakon reklamacije, račun dobiva odgovarajući status i pojavljuje se u pregledu reklamiranih dokumenata.

To omogućuje:

• jasan pregled svih aktivnih pritužbi
• pregled ukupnog iznosa spora
• transparentan pregled odgovornosti i faza procesa

Svi prilozi, komentari, razlozi za pritužbu i odluke pohranjuju se zajedno s dokumentom, što osigurava potpunu sljedivost i pregled cijele povijesti obrade.

Brže i sigurnije donošenje odluka

Postupak podnošenja pritužbi provodi se putem automatiziranih naloga, koji uključuju sve relevantne sudionike:

• odgovorne osobe
• konzultante po potrebi
• voditelje odjela
• financije
• i vodstvo u većim količinama

Manje pritužbe se brzo rješavaju, dok se veći iznosi automatski prosljeđuju na dodatno odobrenje.
Time se postiže optimalna ravnoteža između brzine i kontrole.

Financijska sigurnost bez dodatnih tereta

Rješenje omogućuje:

• jasno upravljanje osporenim zahtjevima
• kontrolirano izdavanje kreditnih nota
• ispravno poništavanje osporenih faktura
• ili pripremu novih, ispravljenih računa. Nakon završetka postupka, status računa se automatski ažurira, a pritužba se zatvara bez ručne intervencije ili dodatnih provjera.

Prednosti rješenja

• Kraće vrijeme rješavanja pritužbi
• Niži operativni i financijski rizik
• Veća unutarnja transparentnost
• Jasno definirane odgovornosti
• Profesionalniji odnos prema kupcima

Reklamacije više nisu nepredvidiv zadatak koji oduzima puno vremena, već postaju kontrolirani poslovni proces.

Kome je rješenje namijenjeno?

• Financijskim i računovodstvenim odjeli
• Prodaji i naplati potraživanja
• Organizacijama s velikim brojem izdanih računa
• Tvrtkama koje posluju s e-računima
• Timovima koji žele standardiziran i skalabilan proces

Kako obujam poslovanja raste i sve više ljudi i odluka je uključeno u proces pritužbi, ovo rješenje pruža strukturu koja podržava rast poslovanja.

Ključna vrijednost rješenja

Ne nudimo samo alate.
Ne rješavamo samo pritužbe.
Donosimo sigurnost, transparentnost i kontrolu u proces koji izravno utječe na prihode i odnose s kupcima.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke