Od računa do bržeg plaćanja – automatizirajte komunikaciju s kupcima

Faktura se priprema, šalje i evidentira – bez dodatnih koraka i gubitka vremena.

U svakodnevnom poslovanju, pravovremena dostava računa jedan je od ključnih koraka u naplati potraživanja.

Kašnjenja u slanju računa često rezultiraju kašnjenjima plaćanja, dodatnim pitanjima kupaca i nepotrebnim administrativnim opterećenjem za zaposlenike.

Kako bi ovaj proces bio jednostavniji i pouzdaniji, PANTHEON vam omogućuje automatsko slanje računa e-poštom odmah nakon što su pripremljeni, potvrđeni ili poslani.

Rješenje eliminira potrebu za ručnim slanjem e-pošte i osigurava da svaki račun stigne do odgovorne osobe na lokaciji kupca u pravo vrijeme.

Nakon unaprijed definiranog događaja u sustavu, poput potvrde ili knjiženja računa, PANTHEON automatski priprema e-poruku i šalje je navedenom primatelju.

Poruci se može automatski priložiti račun u PDF formatu i dodatna dokumentacija poput otpremnica, ugovora, specifikacija ili drugih dokumenata važnih za kupca .

Na taj način tvrtka osigurava da svaki klijent na vrijeme primi potrebnu dokumentaciju, bez oslanjanja na ručne zadatke zaposlenika i bez rizika da računi ostanu neposlani.

Zašto automatizirati slanje računa?

U mnogim tvrtkama zaposlenici svakodnevno provode puno vremena pripremajući e-poruke, pretražujući relevantne kontakte, dodajući privitke i provjeravajući je li račun poslan.

Kako se broj računa povećava, takav proces predstavlja dodatno opterećenje, povećava mogućnost pogrešaka i usporava rad.

Automatskim slanjem računa putem PANTHEON-a eliminiraju se svi nepotrebni koraci.
Sustav preuzima cijeli proces slanja dokumenata i omogućuje zaposlenicima da se usredotoče na aktivnosti s većom dodanom vrijednošću.

Istovremeno, smanjuje se mogućnost da račun bude poslan pogrešnoj osobi, bez privitka ili sa zakašnjenjem.
Važna prednost rješenja je standardizacija komunikacije.

Svaka poruka šalje se prema unaprijed definiranom predlošku, s profesionalno pripremljenim sadržajem i jasnim informacijama o računu, iznosu, roku plaćanja i drugim važnim podacima.

Na taj način tvrtka osigurava ujednačenu i profesionalnu komunikaciju sa svim kupcima.
Veća učinkovitost i bolja kontrola procesa

Automatizacija slanja računa koristi ne samo zaposlenicima, već i upravi tvrtke.

Budući da je proces automatiziran, kontrola nad distribucijom financijske dokumentacije je značajno povećana.

Svaki poslani račun može se evidentirati u sustavu, što osigurava potpunu sljedivost i jednostavnu provjeru kada je dokument poslan, kome je poslan i pod kojim uvjetima.

Ovakav način rada smanjuje potrebu za dodatnim provjerama i komunikacijom između odjela te povećava pouzdanost cijelog procesa.

Financijski odjel dobiva jamstvo da su svi dokumenti dostavljeni na vrijeme, a klijenti dobivaju potrebne informacije bez čekanja ili dodatnih zahtjeva.

Brži oporavak i bolje korisničko iskustvo

Pravovremena dostava računa prvi je korak ka uspješnoj naplati.

Što prije kupac primi dokument, prije može započeti internu obradu i zakazati plaćanje.

Automatizacijom ovog procesa tvrtka izravno utječe na bržu naplatu potraživanja i poboljšani novčani tok.

Osim financijskih pogodnosti, klijenti stječu dojam organiziranosti, profesionalnosti i pouzdanosti.

Dokumentacija stiže odmah nakon što je isporuka ili usluga završena, bez dodatnih poziva, podsjetnika ili zahtjeva za slanje računa.

Takvo iskustvo gradi povjerenje i doprinosi boljim poslovnim odnosima.

Kome je rješenje namijenjeno?

Rješenje je namijenjeno svim tvrtkama koje žele poboljšati proces izdavanja i slanja računa, bez obzira na veličinu ili djelatnost.

Posebno je koristan za organizacije koje svakodnevno obrađuju velik broj izlaznih dokumenata i žele smanjiti administrativne zadatke, ubrzati naplatu i povećati kontrolu nad financijskim procesima.

Automatsko slanje računa jednostavno je, ali izuzetno učinkovito rješenje koje povezuje financijske procese sa modernom poslovnom komunikacijom.

Korištenjem funkcionalnosti koje nudi PANTHEON, tvrtke postižu veću produktivnost zaposlenika, bržu razmjenu informacija, pouzdaniju dostavu dokumenata i višu razinu usluge za svoje klijente.

Ključna vrijednost rješenja

Jedan račun manje za ručno slanje, više vremena za zadatke s većom dodanom vrijednošću. Automatizirajte dostavu računa i ubrzajte put od izdavanja do plaćanja.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke