Slanje i pohrana kadrovske i platne dokumentacije

Jedinstven proces umjesto nepovezanih evidencija

Rješenje digitalizira i automatizira cjelokupan proces upravljanja dokumentacijom zaposlenika, od izrade dokumenta do dostave, potvrde primitka i trajnog arhiviranja.
Svaki dokument:

• automatski se generira iz ERP sustava
• dostavlja se zaposleniku putem sigurnog digitalnog kanala
• arhivira se u izvornom i neizmijenjenom obliku
• povezan je s odgovarajućim kadrovskim i obračunskim evidencijama

Bez obzira o kojoj se vrsti dokumenta radi, proces je standardiziran, pregledan i potpuno pod kontrolom.

Potpuna preglednost i sljedivost

Čim je dokument kreiran, automatski postaje dio centraliziranog digitalnog arhiva zaposlenika.
To omogućuje:

• pregled svih izdanih dokumenata
• centraliziranu pohranu izvornih dokumenata
• uvid u povijest distribucije i pristupa
• brzo pronalaženje dokumenata tijekom revizija ili na zahtjev zaposlenika

Svi dokumenti, potvrde, zapisi o pregledima i korisničkim aktivnostima pohranjeni su na jednom mjestu te su sljedivi tijekom cijelog životnog ciklusa dokumenta.

Sigurna dostava i potvrda primitka

Rješenje zaposlenicima omogućuje pristup dokumentima putem digitalnog portala, bez korištenja e-maila ili lokalne pohrane.
Zaposlenici mogu:

• u bilo kojem trenutku pregledavati svoje dokumente
• potvrditi primitak dokumenta
• potvrditi pregled ili dati suglasnost kada je to potrebno

Sve potvrde i aktivnosti automatski se evidentiraju te postaju sastavni dio dokumentacije.

Na taj način organizacija dobiva pouzdan dokaz o dostavi i pregledu dokumenata bez dodatnih administrativnih postupaka.

Centralizirani arhiv bez rizika od gubitka podataka

Sva kadrovska dokumentacija i dokumentacija obračuna plaća trajno je dostupna u sigurnom digitalnom arhivu.
Rješenje omogućuje:

• pohranu izvornih dokumenata bez izmjena
• usklađenost s pravilima arhiviranja i zaštite podataka
• uklanjanje ovisnosti o osobnim e-mail računima
• brži pristup dokumentima tijekom kontrola i revizija

Dokumentacija ostaje dostupna organizaciji i zaposlenicima bez potrebe za ponovnim kreiranjem ili ručnim pretraživanjem.

Prednosti za vašu organizaciju

• potpuna kontrola nad dokumentacijom zaposlenika
• veća preglednost kadrovskih procesa
• manje administrativnog rada i ručnih zadataka
• sigurna i dugoročna pohrana dokumentacije
• jednostavnije revizije i dokazivanje usklađenosti
• veća učinkovitost zaposlenika i kadrovskih službi

Dokumentacija prestaje biti skup pojedinačnih datoteka i postaje kontroliran, digitaliziran poslovni proces.

Kome je rješenje namijenjeno

Rješenje je posebno prikladno za:

• kadrovske odjele
• obračuna plaća i administraciju
• organizacije s većim brojem zaposlenika
• poduzeća koja žele digitalizirati kadrovske procese
• organizacije s visokim zahtjevima za usklađenost dokumentacije

Ako broj zaposlenika raste, a količina dokumentacije se povećava, rješenje osigurava strukturu za sigurno i učinkovito upravljanje dokumentima.

Ključna vrijednost rješenja

Ne nudimo samo digitalnu arhivu.

Ne rješavamo samo slanje dokumenata.

Osiguravamo sigurnost, preglednost i potpunu kontrolu nad dokumentacijom zaposlenika, od nastanka dokumenta do trajnog arhiviranja i potvrde primitka.