Poslovna dokumentacija je eden najpomembnejših virov informacij v podjetju. Naročila, pogodbe, računi, ponudbe, dopisi in druga dokumentacija vsakodnevno krožijo med različnimi oddelki, kjer jih zaposleni pregledujejo, obdelujejo in arhivirajo.

V številnih podjetjih je dokumentacija še vedno shranjena na različnih lokacijah – v mapah na diskih, elektronski pošti, PDF dokumentih ali celo v fizičnih arhivih. Ko zaposleni potrebuje določen dokument, se pogosto začne zamudno iskanje po različnih sistemih in mapah.

V praksi se podjetja pogosto srečujejo z izzivi, kot so:

• dolgotrajno iskanje dokumentov,
• nepregledna organizacija dokumentacije,
• različne lokacije hrambe dokumentov,
• izguba časa pri iskanju starejših dokumentov,
• težko spremljanje statusa in zgodovine dokumentov,
• povečano tveganje za izgubo pomembnih informacij.

Z našo rešitvijo za digitalno upravljanje dokumentov v PANTHEON DMS je celoten proces bistveno enostavnejši, hitrejši in bolj pregleden.

Iskanje dokumentov po vsebini dokumenta

Klasično iskanje dokumentov zahteva poznavanje imena dokumenta, številke dokumenta ali lokacije shranjevanja.

Z uporabo naprednega iskanja po vsebini dokumentov (FTS) lahko zaposleni dokument poiščejo kar na podlagi besed ali izrazov, ki se nahajajo v sami vsebini dokumenta.

Sistem samodejno prebere:

• PDF dokumente,
• skenirane dokumente,
• pogodbe,
• račune,
• ponudbe,
• naročila,
• in drugo poslovno dokumentacijo.

To pomeni, da dokument najdete tudi takrat, ko ne poznate njegovega naziva ali lokacije shranjevanja.

Enoten digitalni arhiv za celotno podjetje

Namesto shranjevanja dokumentov na različnih lokacijah so vsi dokumenti urejeni v enotnem digitalnem arhivu.

Dokumenti se samodejno razvrščajo in organizirajo glede na poslovna pravila podjetja, kar omogoča:

• hitrejši dostop do informacij,
• boljšo preglednost dokumentacije,
• enostavnejše sodelovanje med oddelki,
• manj podvajanja dokumentov,
• učinkovitejše upravljanje arhiva.

Vsak dokument je vedno dostopen pooblaščenim uporabnikom, ne glede na to, kdaj je nastal ali kdo ga je ustvaril.

Manj administrativnega dela

Ročno urejanje in arhiviranje dokumentov pogosto predstavlja veliko administrativno breme.

S pomočjo avtomatizirane klasifikacije dokumentov se:

• zmanjša potreba po ročnem razvrščanju,
• poenostavi arhiviranje,
• izboljša pregled nad dokumentacijo,
• zmanjša možnost napačnega shranjevanja dokumentov.

Zaposleni lahko svoj čas namenijo pomembnejšim nalogam namesto iskanju dokumentov.

Hitrejši dostop do informacij

V sodobnem poslovanju je hitrost dostopa do informacij ključnega pomena.
Ko zaposleni potrebuje pogodbo, račun ali ponudbo, je dokument na voljo v nekaj sekundah.

Prednosti za podjetje:

• hitrejše reševanje zahtevkov strank,
• učinkovitejše delo administracije,
• hitrejše odločanje,
• boljša odzivnost do poslovnih partnerjev,
• večja produktivnost zaposlenih.

Popolna sledljivost dokumentacije

Vsak dokument ima svojo zgodovino in sled sprememb.

Podjetje lahko kadarkoli preveri:

• kdo je dokument ustvaril,
• kdo ga je pregledoval,
• katere spremembe so bile izvedene,
• katera različica dokumenta je veljavna.

To zagotavlja večji nadzor nad poslovno dokumentacijo in zmanjšuje tveganje za napake.

Prednosti za vašo organizacijo

• Hitro iskanje dokumentov po vsebini
• Enoten digitalni arhiv dokumentacije
• Manj administrativnega dela
• Hitrejši dostop do informacij
• Večja produktivnost zaposlenih
• Boljša organizacija dokumentov
• Enostavnejše sodelovanje med oddelki
• Manjša možnost izgube dokumentacije
• Avtomatizirano klasificiranje dokumentov
• Popolna sledljivost in zgodovina dokumentov

Za koga je rešitev primerna

Rešitev je posebej primerna za:

• administrativne oddelke,
• računovodstvo,
• nabavo,
• prodajo,
• kadrovske službe,
• podjetja z večjo količino dokumentacije,
• organizacije, ki želijo digitalizirati poslovanje.

Posebej učinkovita je v okoljih, kjer zaposleni vsakodnevno iščejo informacije v večjem številu dokumentov in želijo zmanjšati čas, porabljen za administrativna opravila.

Ključna vrednost rešitve

Rešitev za digitalno upravljanje dokumentov ne predstavlja zgolj elektronskega arhiva, temveč popolnoma nov način upravljanja poslovne dokumentacije.

Podjetju prinaša:
• hitrejši dostop do informacij,
• boljšo organizacijo dokumentov,
• manj administrativnega dela,
• večjo produktivnost,
• večji nadzor nad dokumentacijo.

Digitalni arhiv in iskanje po vsebini dokumentov pomenita: manj iskanja, več preglednosti in hitrejše poslovanje.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve