Kako računovodstvene usluge mogu biti efikasnije?

Jan 3, 2019 | Blog HR, Novosti, Računovodstvo |

 

„Čovjek nikada ne primjećuje ono što je učinjeno, nego uvijek gleda ono što još treba učiniti. ”

 

- Marie Curie

Računovodstvena funkcija u međunarodnoj grupaciji odnosno matičnoj tvrtki i tvrtkama kćerima treba biti efikasna. To vrijedi bez obzira na to implementira li se softversko rješenje koje se pri tome koristi kao in house [1] ili kao outsourcing [2] usluga. Efikasnost pružanja računovodstvenih usluga posebno je važno za strateški menadžment, jer se uspješne poslovne odluke zasnivaju na ažurnim financijskim podatcima i pravovremenim financijskim izvještajima.

 

Što je efikasnost?

Efikasnost je termin kojim se opisuje koliko dobro su određeni resursi poput vremena, truda ili novca iskorišteni za određenu namjenu. Često se koristi za utvrđivanje je li neka aktivnost određeni ishod postigla efikasno, odnosno s najmanjom potrošnjom resursa. Efikasnost se može mjeriti s obzirom na to da se odnos izlaza i ulaza određuje kvantitativno te se može prikazati u obliku postotka.

 

Efikasnost računovodstvene funkcije

U većini slučajeva, procjena efikasnosti rada računovodstvene funkcije u međunarodnoj grupaciji najbolje se može provjeriti kroz izvršavanje kontroling aktivnosti ili pri obavljanju aktivnosti revizije cjelokupnog poslovanja. U ovim okolnostima, računovodstvena funkcija treba osigurati neophodne financijske podatke na način kako to zahtijeva kontrolor i/ili revizor (vanjski ili interni), što se obično prakticira na nestandardan način u odnosu na redovno financijsko izvještavanje za potrebe strateškog menadžmenta ili skladno zakonski propisanim izvještajnim formama za redovne mjesečne i (polu)godišnje financijske izvještaje.

Strateški menadžment se sve više oslanja na računovođe, gdje je učinkoviti financijski menadžment u međunarodnoj grupaciji ima posebnu važnost pri različitim poslovnim i poreznim pitanjima. Financijski izvještaji, u suvremenim uvjetima poslovanja, predstavljaju sigurnu osnovu za efikasnost ne samo računovodstvene funkcije, nego i za racionalnost strateškog odlučivanja.

Računovodstvena profesija vrlo je važna za cjelokupno poslovanje tvrtki i to posebno s aspekta stvaranja informacija za potrebe internih i eksternih korisnika. U ostvarivanju profesionalnog ponašanja računovođe trebaju biti vjerodostojni u svojem radu, brinuti o kvaliteti usluge koju daju te voditi računa o povjerljivosti informacija, ali i povjerenju između pretpostavljenih i njih samih.

Kako bi računovodstvene usluge bile efikasne neophodno je da se pri kreiranju financijskih informacija primjenjuju određeni principi profesionalnosti, koji trebaju osigurati kvalitetno pružanje ovih usluga. Kvaliteta pružanja računovodstvenih usluga ovisit će prvenstveno o načinu na koji se financijski podatci o poslovanju međunarodne grupacije prikupljaju, koje su mogućnosti odgovarajućeg softvera koji se koristi za pohranu i knjiženje financijskih transakcija te na koji način se vrši distribucija financijskih izvještaja, a naročito povjerljivih financijskih podataka/izvještaja.

 

Računovodstvo u cloud-u

Za pojašnjenje važnosti i potrebe za poboljšanjem efikasnosti računovodstvenih usluga, najbolje mogu poslužiti primjeri tvrtki koje (ne)koriste usluge računovodstva u cloud-u. Računovodstvene usluge koje se izvršavaju u cloud-u u značajnoj mjeri su efikasnije u odnosu na isti obim i vrstu računovodstvenih usluga koje ne koriste prednosti poslovanja u oblaku, počevši od: prikupljanja financijske dokumentacije, preko unosa financijskih podataka, do distribucije financijskih izvještaja ovlaštenim osobama –internim i/ili vanjskim korisnicima financijskih izvještaja.

Glavna prednost računovodstva u cloud-u, kao jednog od alata za povećanje efikasnosti računovodstvenih usluga, je u brzini dobivanja informacija, mogućnosti pregleda financijskog poslovanja i raspoloživosti financijskih podataka na principu 24/7/365. Nedostatak primjene računovodstva u oblaku, kao jednog od alata za povećanje efikasnosti računovodstvenih usluga, je  što se od korisnika traži osnovna informatička pismenost te urednost u pripremi, dostavi i arhiviranju financijske dokumentacije.

 

Zaključak

Efikasno računovodstvo štedi vrijeme i novac svaki dan. Računovodstvo u oblaku omogućava efikasnu internu (i eksternu) razmjenu financijskih podataka i informacija. Unos podataka se istovremeno može vršiti u više dislociranih poslovnih jedinica tvrtke. Kontrolno okruženje je vrlo važno za efektivnost procesa kontrolinga i/ili revizije financijskog poslovanja. Ukoliko računovodstvena funkcija odnosno računovodstvene usluge nisu efikasne, u međunarodnoj grupaciji postoji mogućnost nepravovremenog prepoznavanja potencijalnih rizika. Npr., kada su preventivne mjere zakazale, može se dogoditi da strateški menadžment pravovremeno ne poduzme potrebne korektivne mjere za njihovo saniranje,

Poboljšanju stupnja efikasnosti računovodstvenih usluga (i funkcije) trebaju biti posvećeni prije svega strateški menadžeri, ali i financijski menadžeri odnosno računovođe koji imaju ulogu strateškog odlučivanja. To znači da vlastitim profesionalnim angažmanom ovaj segment nosilaca financijskih poslova u međunarodnoj grupaciji treba težiti kontinuiranim poboljšanjima internih procesa: od izvora podatka i njegove obrade, preko svrsishodnog korištenja financijskih informacija, do načina (dugoročnog) arhiviranja povjerljivih informacija u skladu sa zakonom propisanim rokovima.

Ukoliko se unutar međunarodne grupacije nedovoljno pažnje posvećuje unapređivanju stupnja efikasnosti računovodstvenih usluga (i funkcije), vanjski korisnici financijskih informacija mogu biti ključni faktor koji će potaknuti poduzimanje potrebnih promjena za postizanje odgovarajuće efikasnosti ili unapređenje trenutne efikasnosti. To se može učiniti tako da se izvana vrši pritisak na interne donositelje odluka koji nemaju potrebna znanja i/ili svijest o potrebi kontinuiranog unapređenja poslovanja primjenom suvremenih tehnologija i novih načina organizacije rada u ovoj poslovnoj funkciji.

Hoće li u međunarodnoj grupaciji doći do poboljšanja efikasnosti računovodstvenih usluga (i funkcije) ovisi o načinu na koji se trenutno mjeri njihova uspješnost. Ukoliko u međunarodnoj grupaciji nije uspostavljen nikakav sustav mjerenja stupnja efikasnosti računovodstvenih usluga (i funkcije), prvi zadatak strateškog menadžmenta je njegova uspostava. Kada u međunarodnoj grupaciji postoji određeni sustav mjerenja stupnja efikasnosti računovodstvenih usluga (i funkcije), zadatak strateškog menadžmenta je kontinuirano poboljšanje trenutnih performansi ovog segmenta podrške poslovnom i financijskom upravljanju i pri strateškom odlučivanju.

[1] Opa.a. In house – ostvariti vlastitim snagama. 
[2] Op.a. Outsourcing – davanje određenoga posla vanjskim dobavljačima

lejla-softic

Autor: Lejla Softić, dipl.oec.  –  SoftConsulting s.p. 

Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u osobni razvoj i unapređenje znanja i vještina nije moguće postići u 21. stoljeću. Konstantno usavršavanje i stjecanje novih znanja i vještina podjednako je važno, za uspješnu karijeru, koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.

X