,

Zašto se isplati prelazak na računovodstvo u cloud-u?

14 stu 2018

„Prvi korak prema promjeni je svjesnost; drugi je prihvaćanje.”

 

Promjena trenutnog načina rada i primjena novih IT alata u računovodstvu jedna je od dilema strateških menadžera, financijskih direktora i računovođa u svakoj tvrtki, a naročito u međunarodnoj grupaciji, koja želi na kvalitetniji način upravljati cjelokupnim financijskim poslovanjem.

Cost-benefit analiza[1] je metoda ekonomske analize kojom se uspoređuju i vrednuju sve prednosti i svi nedostatci nekog privrednog pothvata ili projekta analizom troškova (cost) i koristi (benefit). Važna je za donošenje ispravne odluke i za korekciju projekata. Ova tehnika, s jedne strane podrazumijeva sagledavanje svih prihoda i koristi investicijskog pothvata, a s druge strane svih troškova i gubitaka tog pothvata. Svi prihodi i koristi odnosno troškovi i gubitci moraju biti kvantificirani i svedeni na jednako mjerljivu jedinicu, a to je najčešće novac.

Prelazak na računovodstvo u cloud-u treba biti, prije svega, financijska odluka strateškog menadžmenta. Prije donošenja ove financijske odluke potrebno je izvršiti odgovarajuću ekonomsku analizu troškova i koristi, ali i definirati ciljeve koji se žele postići u narednom periodu primjenom novih IT alata pri financijskom upravljanju poslovanjem u međunarodnoj grupaciji.

 

Zašto se isplati prelazak na računovodstvo u cloud za međunarodnu grupaciju?

Može izgledati kao jednostavno pitanje na koje se može odgovoriti na sljedeći način: prelaskom na računovodstvo u cloud-u dobiva se integriran poslovno-informacijski sustav i centralizirani podatci za planiranje, izvještavanje, analize, a sve opcije softvera mogu se prilagoditi konkretnim zahtjevima međunarodne grupacije, a zatim i veoma lako izvršiti njihovo multipliciranje na sve tvrtke-kćeri.

Osnovna prednosti integriranog poslovno-informacijskog sustava, na razini međunarodne grupacije, ogleda se u tome da tvrtke-kćeri lakše rade u takvom sustavu, ne gube previše vremena na administraciju i izvještavanje, a prilagođavanje internim pravilima grupacije ne uzima tvrtkama-kćerima dodatne resurse. Isplativost računovodstva u cloud-u je očigledna, ali to je potrebno i financijski vrednovati odnosno kvantificirati navedene koristi. Dok su troškovi korištenja usluga računovodstva cloud-u unaprijed poznati, kvantificiranje koristi koje se postižu prelaskom na računovodstvo u cloud-u može biti nešto složenije za analizu.

 

Kako izračunati troškove dezintegriranog poslovno-informacijskog sustava?

Ovo je logično pitanje koje se može postaviti za potrebe analize prednosti prelaska na računovodstvo u cloud-u i pri izračunu nedostataka trenutnog (dezintegriranog) načina rada u međunarodnoj grupaciji.

Računovodstvo je informacijski podsustav jedinstvenog informacijskog sustava tvrtke odnosno međunarodne grupacije s ulogom sveobuhvatnog, sustavnog i trajnog iskazivanja podataka i informacija, na osnovi dokumenata o svim elementima u poslovnim podsustavima i poslovnom sustavu tvrtke odnosno međunarodne grupacije kao cjeline. Informacije koje su rezultat računovodstvenog informacijskog sustava sadržane su u računovodstvenim izvještajima, odnosno obračunima, predračunima i analizama kao njihovim nositeljima koje se predočuju menadžmentu.

Dakle, troškovi korištenja dezintegriranog poslovno-informacijskog sustava direktno se mjere stupnjem učinkovitosti strateškog menadžmenta, pri donošenju poslovno-financijskih odluka. Učinkovitije korištenje resursa međunarodne grupacije počinje od trenutka kada se definira način kreiranja informacijskih tokova, gdje brži protok financijskih podataka i informacija unutar međunarodne grupacije znači pravovremeno donošenje odgovarajućih financijskih odluka. Krilaticom „vrijeme je novac“ najjednostavnije se može opisati financijski značaj integriranog u odnosu na dezintegrirani  poslovno-informacijski sustav, a prelaskom na računovodstvo u oblaku ova krilatica poprima i svoj potpuni smisao, naročito ukoliko se tvrtke-kćeri nalaze na lokacijama koje su u različitim vremenskim zonama i u situacijama kada je za potrebe strateškog odlučivanja određena financijska informacija iz tvrtke-kćeri bila potrebna jučer.

 

Centralizirani podatci

Centralizirani podatci za planiranje, izvještavanje i analize u međunarodnoj grupaciji koja u pravilu ima veliki broj zaposlenika odnosno korisnika softvera, koji su aktivno uključeni u proces kreiranja i razmjene financijskih podataka i informacija, od posebno je važno za financijsko upravljanje. S obzirom na to da su računovodstvene informacije pohranjene u cloud-u i da im se može pristupiti bilo kada, članovi tima mogu brzo i učinkovito dovršiti svoj posao gdje god se nalazili.

Kada međunarodna grupacija primjenjuje usluge računovodstva u cloud-u, korištenje podataka na više različitih platformi postaje jednostavno, što smanjuje vrijeme provedeno na npr. ručni unos podataka. Da se cjelokupni poslovni tim, a ne samo računovodstvena funkcija unutar međunarodne grupacije, može na kvalitetniji način povezati i administrativno ujediniti dokazuju brojni primjeri iz prakse. Na primjer, kada se računovodstvo u cloud-u primjenjuje prvenstveno kako bi se npr. modernizirala računovodstvena funkcija u međunarodnoj grupaciji, a zatim se pristupa integriranju prodajne funkcije, s ciljem optimalnog povezivanja rada svih zaposlenika u tvrtkama-kćerima. Na taj način matična tvrtka putem softvera  tj.  računovodstva u cloud-u  centralizira procese i zadržava nadzor nad cijelom korporacijom, a tvrtke-kćeri ne troše dodatno vrijeme za npr. pripremu izvještaja, jer je izvještavanje automatizirano.

 

Ekološki aspekti

Ekološki aspekti prelaska na računovodstvo ‘u oblaku’ kao element ekonomske analize ne bi trebali biti zanemareni, kada se promatra financijska isplativost promjene trenutnog (dezintegriranog) načina rada u međunarodnoj grupaciji. Na globalnoj razini sve više raste nivo svijesti o potrebi zaštite okoliša, a poznato je da se pri tradicionalnom načinu rada troše velike količine npr. papirne dokumentacije i pri tome kreira značajan otpad, nakon isteka zakonskog perioda čuvanja financijske dokumentacije.

U tom smislu je sve aktualnija tema i računovodstvo troškova okoliša. Računovodstvo troškova okoliša je sustav računovodstva troškova orijentiranog na tokove koji je baziran na sustavnoj uzročno posljedičnoj analizi. Računovodstvo troškova okoliša doprinosi internom sustavu cijena koje procjenjuje inpute, procese i proizvode njihovim stvarnim troškovima. Također stvara informacijsku bazu u sustavu menadžmenta okoliša koja pomaže prilikom donošenja odluka o planiranju i kontroli materijala i tokova energije. Da bi se to postiglo potrebno je prilagoditi postojeći sustav računovodstva u međunarodnoj grupaciji, a menadžment će pristati na promjene samo ako su koristi takvih dodatnih informacija veće od njihovih troškova.

Primjena računovodstva u cloud-u i prednosti digitalne dokumentacije direktno utječu na troškove pojedinih inputa i procesa u međunarodnoj grupaciji. Digitalizacija poslovanja u administrativno-financijskoj funkciji omogućava da se sniženje troškova okoliša iz ovih procesa proširi na upravljanje i promjenu, s ciljem smanjenja troškova okoliša, u svim ostalim procesima (proizvodnja, nabava, prodaja, marketing itd.) odnosno na nivou međunarodne grupacije kao jedinstvene poslovne cjeline.

[1] Izvor: https://sh.wikipedia.org/wiki/Cost-benefit_analiza

lejla-softic

Autor: Lejla Softić, dipl.oec.  –  SoftConsulting s.p. 

Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u osobni razvoj i unapređenje znanja i vještina nije moguće postići u 21. stoljeću. Konstantno usavršavanje i stjecanje novih znanja i vještina podjednako je važno za uspješnu karijeru koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.

Ne propustite poduzetničke novosti i savjete

Ako želite primati mjesečni newsletter s korisnim sadržajima iz naše poduzetničke baze znanja, molimo vas da ispunite obrazac.

X