Prednosti eRačuna i ostalih eDokumenata

„Izgubljeno vrijeme se nikada više ne može pronaći.”

 

Prednosti elektroničkog poslovanja i računovodstva u oblaku su mnogobrojne. Jedna od njih je mogućnost kreiranja eRačuna i ostalih eDokumenata te njihova razmjena unutar odgovarajuće IT infrastrukture i mreže poslovnih kontakata. Ova prednost naročito je važna za poslovanje međunarodnih grupacija: pri digitalnoj komunikaciji matične tvrtke i tvrtke-kćeri.

 

Što je eRačun?

eRačun u potpunosti zamjenjuje klasični papirnati oblik računa i omogućuje izdavanje računa za pružene usluge ili prodane proizvode, u elektroničkom obliku. Dakle, slanje i primanje računa je moguće digitalnim putem. Danas možemo reći da su eRačuni sve učestaliji te se sve više primjenjuju zbog svoje jednostavnosti, ali i veće kontrole.

 

Prednosti korištenja eRačuna

Kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata za poslovne potrebe omogućava učinkovitije i kvalitetnije poslovanje međunarodnih grupacija, ali i svih drugih poslovnih subjekata bez obzira na njihovu veličinu i djelatnost.

Jednostavnost

eRačuni su jednostavniji u usporedbi s dosadašnjim oblicima kreiranja i slanja računa putem pošte koji su zahtijevali brojne korake prije nego što bi račun došao u ruke klijenta. Jednostavnost pri kreiranju eRačuna rezultat je automatizacije poslovnih procesa primjenom odgovarajućih softvera. To tvrtkama omogućava jednostavno kreiranje velikog broja eRačuna i praćenje stupnja njihove naplate putem odgovarajućih izvještaja.

Korištenjem usluga računovodstva u oblaku u svakom trenutku može se provjeriti kada je kreiran eRačun, kada i tko ga je digitalno potpisao te kada je dostavljen ili preuzet od strane primatelja. Automatizacijom poslovnih procesa pri kreiranju eRačuna obostrane koristi imaju i pošiljatelj odnosno dobavljač i primatelj računa odnosno kupac.

Ušteda vremena

eRačuni štede vrijeme računovođama olakšavajući im posao kreiranja i slanja računa te praćenja njihove naplate. Standardni način kreiranja računa u papirnatom obliku, odnosno izdavanje računa manualnim putem zahtijeva veći broj zaposlenika koji će obavljati isključivo ove poslove (npr. kreiranje, pakiranje, slanje računa i druge papirne dokumentacije putem službe za fakturiranje i/ili ekspedita). Ovdje je istovremeno potreban znatno duži vremenski period za isporuku kreiranih računa te druge poslovne dokumentacije u papirnom obliku, na željeno odredište tj. poslovnu adresu kupca itd.

Ekološkije poslovanje

Pri kreiranju eRačuna i ostalih eDokumenata ne smiju se zanemariti ekološki faktori. Oni omogućavaju uštede pri korištenju papira i drugog potrošnog materijala te samim time očuvanja okoliša. Pogotovo kada je riječ o velikim poslovnim sustavima i međunarodnim korporacijama, koje pri svojem poslovanju imaju potrebu za kreiranjem većeg obujma papirne dokumentacije odnosno njenog arhiviranja.

U tom smislu posebnu važnost ima računovodstvo okoliša. Računovodstvo okoliša predstavlja kombinirani pristup koji omogućuje prijenos podataka iz financijskog računovodstva, računovodstva troškova i tokova materijala. Svrha mu je povećanje učinkovitosti materijala, smanjenje ekološkog utjecaja i rizika, te smanjenje troškova ekološke zaštite.

Računovodstvo okoliša je postupak identifikacije, prikupljanja, procjene, analize i prezentiranja informacija o troškovima okoliša i o uštedama, kao i o s njima povezanim prihodima, u procesu poslovnog odlučivanja u poslovnom sustavu, na način da se informacije internog obračuna mogu uključiti u sistem eksternog izvještavanja.

 

Sigurnost eRačuna i eDokumenata

Pri kreiranju eRačuna i ostalih eDokumenata moguće je postaviti pitanje sigurnosti i zaštite elektroničkih dokumenata. Pogotovo kada je u pitanju dugogodišnje zakonski obavezno čuvanje digitalnih arhiva s financijskim i drugim podatcima, a koji mogu biti predmet otuđenja ili zloupotrebe.

Svi programi koji se koriste za kreiranje i arhiviranje eRačuna i ostalih eDokumenata imaju odgovarajući stupanj zaštite na razini administracije informacijskog sustava odnosno ovlaštenja pri upravljanju elektroničkim dokumentima. Kako ne postoji savršena sigurnost, ipak postoje odgovarajući načini zaštite elektroničkih baza podataka i arhive elektroničke dokumentacije. Oni pomažu eventualne rizike pri elektroničkom upravljanju financijskom i poslovnom dokumentacijom svesti na minimum.

Jedna od preventivnih mjera je informiranje krajnjih korisnika softvera o mogućim sigurnosnim rizicima, kako bi pravovremeno mogli prepoznati eventualne rizične situacije prilikom korištenja usluga npr. računovodstva u oblaku za kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata.

 

Međunarodno poslovanje uz eDokumente

Ukoliko se žele prezentirati prednosti primjene eRačuna i ostalih eDokumenata za međunarodno poslovanje, onda se kao najznačajnije prednosti može izdvojiti sljedeće:

• Jednostavnost i brzina pri upravljanju financijskom i poslovnom dokumentacijom.
• Automatizacija poslovnih procesa s ciljem povećanja produktivnost rada.
• Ušteda vremenskih, materijalnih i financijskih resursa.
• Povećanje stupnja učinkovitosti i kvalitete poslovnih procesa.
• Veći stupanj financijske kontrole i kontrole pristupa povjerljivim informacijama.
• Ekološki aspekti poslovanja i zaštita okoliša.
• Kvalitetnije izvještavanje o stupnju naplate potraživanja od kupaca i financijskom upravljanju odnosima s kupcima.
• Brzo pronalaženje dokumenata u centraliziranoj elektroničkoj arhivi.
• Automatizirana distribucija i razmjena financijskih dokumenata u skladu s odgovarajućim ovlaštenjima unutar organizacijske strukture.
• Poboljšanje interne i eksterne poslovne komunikacije primjenom suvremenih IT alata.

 

Zaključak

Suvremeno poslovanje podrazumijeva sve veću količinu dokumenata. Hoće li se međunarodna grupacija odlučiti za upravljanje financijskom i poslovnom dokumentacijom na konvencionalan način tj. u papirnom obliku ili će se odlučiti za korištenje usluge npr. računovodstva u oblaku za kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata ovisi o definiranim strateškim ciljevima na razini grupacije. Donositelji odluka odlučit će se za automatizirano upravljanje financijskom i poslovnom dokumentacijom onda kada će imati potrebne informacije o prednostima kreiranja eRačuna i ostalih eDokumenata.

Elektroničko arhiviranje i upravljanje dokumentima je složen proces čijom primjenom svi korisnici u poslovno-informacijskom sustavu odnosno međunarodnoj grupaciji postižu veću učinkovitost poslovanja i značajne financijske uštede u radu međunarodne grupacije.

Autor: Lejla Softić, dipl.oec.  –  SoftConsulting s.p. 

Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u osobni razvoj i unaprjeđenje znanja i vještina nije moguće postići u 21. stoljeću. Konstantno usavršavanje i stjecanje novih znanja i vještina podjednako je važno, za uspješnu karijeru, koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.