Novosti, Opće teme, Poslovna rješenja, Poduzetništvo, Računovodstvo
Prednosti eRačuna i ostalih eDokumenata
„Izgubljeno vrijeme se nikada više ne može pronaći.”
Prednosti elektroničkog poslovanja i računovodstva u oblaku su mnogobrojne. Jedna od njih je mogućnost kreiranja eRačuna i ostalih eDokumenata te njihova razmjena unutar odgovarajuće IT infrastrukture i mreže poslovnih kontakata. Ova prednost naročito je važna za poslovanje međunarodnih grupacija: pri digitalnoj komunikaciji matične tvrtke i tvrtke-kćeri.
Što je eRačun?
eRačun u potpunosti zamjenjuje klasični papirnati oblik računa i omogućuje izdavanje računa za pružene usluge ili prodane proizvode, u elektroničkom obliku. Dakle, slanje i primanje računa je moguće digitalnim putem. Danas možemo reći da su eRačuni sve učestaliji te se sve više primjenjuju zbog svoje jednostavnosti, ali i veće kontrole.
Prednosti korištenja eRačuna
Kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata za poslovne potrebe omogućava učinkovitije i kvalitetnije poslovanje međunarodnih grupacija, ali i svih drugih poslovnih subjekata bez obzira na njihovu veličinu i djelatnost.
Jednostavnost
eRačuni su jednostavniji u usporedbi s dosadašnjim oblicima kreiranja i slanja računa putem pošte koji su zahtijevali brojne korake prije nego što bi račun došao u ruke klijenta. Jednostavnost pri kreiranju eRačuna rezultat je automatizacije poslovnih procesa primjenom odgovarajućih softvera. To tvrtkama omogućava jednostavno kreiranje velikog broja eRačuna i praćenje stupnja njihove naplate putem odgovarajućih izvještaja.
Korištenjem usluga računovodstva u oblaku u svakom trenutku može se provjeriti kada je kreiran eRačun, kada i tko ga je digitalno potpisao te kada je dostavljen ili preuzet od strane primatelja. Automatizacijom poslovnih procesa pri kreiranju eRačuna obostrane koristi imaju i pošiljatelj odnosno dobavljač i primatelj računa odnosno kupac.
Ušteda vremena
eRačuni štede vrijeme računovođama olakšavajući im posao kreiranja i slanja računa te praćenja njihove naplate. Standardni način kreiranja računa u papirnatom obliku, odnosno izdavanje računa manualnim putem zahtijeva veći broj zaposlenika koji će obavljati isključivo ove poslove (npr. kreiranje, pakiranje, slanje računa i druge papirne dokumentacije putem službe za fakturiranje i/ili ekspedita). Ovdje je istovremeno potreban znatno duži vremenski period za isporuku kreiranih računa te druge poslovne dokumentacije u papirnom obliku, na željeno odredište tj. poslovnu adresu kupca itd.
Ekološkije poslovanje
Pri kreiranju eRačuna i ostalih eDokumenata ne smiju se zanemariti ekološki faktori. Oni omogućavaju uštede pri korištenju papira i drugog potrošnog materijala te samim time očuvanja okoliša. Pogotovo kada je riječ o velikim poslovnim sustavima i međunarodnim korporacijama, koje pri svojem poslovanju imaju potrebu za kreiranjem većeg obujma papirne dokumentacije odnosno njenog arhiviranja.
U tom smislu posebnu važnost ima računovodstvo okoliša. Računovodstvo okoliša predstavlja kombinirani pristup koji omogućuje prijenos podataka iz financijskog računovodstva, računovodstva troškova i tokova materijala. Svrha mu je povećanje učinkovitosti materijala, smanjenje ekološkog utjecaja i rizika, te smanjenje troškova ekološke zaštite.
Računovodstvo okoliša je postupak identifikacije, prikupljanja, procjene, analize i prezentiranja informacija o troškovima okoliša i o uštedama, kao i o s njima povezanim prihodima, u procesu poslovnog odlučivanja u poslovnom sustavu, na način da se informacije internog obračuna mogu uključiti u sistem eksternog izvještavanja.
Sigurnost eRačuna i eDokumenata
Pri kreiranju eRačuna i ostalih eDokumenata moguće je postaviti pitanje sigurnosti i zaštite elektroničkih dokumenata. Pogotovo kada je u pitanju dugogodišnje zakonski obavezno čuvanje digitalnih arhiva s financijskim i drugim podatcima, a koji mogu biti predmet otuđenja ili zloupotrebe.
Svi programi koji se koriste za kreiranje i arhiviranje eRačuna i ostalih eDokumenata imaju odgovarajući stupanj zaštite na razini administracije informacijskog sustava odnosno ovlaštenja pri upravljanju elektroničkim dokumentima. Kako ne postoji savršena sigurnost, ipak postoje odgovarajući načini zaštite elektroničkih baza podataka i arhive elektroničke dokumentacije. Oni pomažu eventualne rizike pri elektroničkom upravljanju financijskom i poslovnom dokumentacijom svesti na minimum.
Jedna od preventivnih mjera je informiranje krajnjih korisnika softvera o mogućim sigurnosnim rizicima, kako bi pravovremeno mogli prepoznati eventualne rizične situacije prilikom korištenja usluga npr. računovodstva u oblaku za kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata.
Međunarodno poslovanje uz eDokumente
Ukoliko se žele prezentirati prednosti primjene eRačuna i ostalih eDokumenata za međunarodno poslovanje, onda se kao najznačajnije prednosti može izdvojiti sljedeće:
- Jednostavnost i brzina pri upravljanju financijskom i poslovnom dokumentacijom.
- Automatizacija poslovnih procesa s ciljem povećanja produktivnost rada.
- Ušteda vremenskih, materijalnih i financijskih resursa.
- Povećanje stupnja učinkovitosti i kvalitete poslovnih procesa.
- Veći stupanj financijske kontrole i kontrole pristupa povjerljivim informacijama.
- Ekološki aspekti poslovanja i zaštita okoliša.
- Kvalitetnije izvještavanje o stupnju naplate potraživanja od kupaca i financijskom upravljanju odnosima s kupcima.
- Brzo pronalaženje dokumenata u centraliziranoj elektroničkoj arhivi.
- Automatizirana distribucija i razmjena financijskih dokumenata u skladu s odgovarajućim ovlaštenjima unutar organizacijske strukture.
- Poboljšanje interne i eksterne poslovne komunikacije primjenom suvremenih IT alata.
Zaključak
Suvremeno poslovanje podrazumijeva sve veću količinu dokumenata. Hoće li se međunarodna grupacija odlučiti za upravljanje financijskom i poslovnom dokumentacijom na konvencionalan način tj. u papirnom obliku ili će se odlučiti za korištenje usluge npr. računovodstva u oblaku za kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata ovisi o definiranim strateškim ciljevima na razini grupacije. Donositelji odluka odlučit će se za automatizirano upravljanje financijskom i poslovnom dokumentacijom onda kada će imati potrebne informacije o prednostima kreiranja eRačuna i ostalih eDokumenata.
Elektroničko arhiviranje i upravljanje dokumentima je složen proces čijom primjenom svi korisnici u poslovno-informacijskom sustavu odnosno međunarodnoj grupaciji postižu veću učinkovitost poslovanja i značajne financijske uštede u radu međunarodne grupacije.
Autor: Lejla Softić, dipl.oec. – SoftConsulting s.p.
Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u osobni razvoj i unaprjeđenje znanja i vještina nije moguće postići u 21. stoljeću. Konstantno usavršavanje i stjecanje novih znanja i vještina podjednako je važno, za uspješnu karijeru, koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.