Prednosti eDokumenata za računovodstvo u oblaku

Brojne su prednosti primjene eRačuna i ostalih eDokumenata za uspješno poslovanje. Primjena računovodstva u oblaku podrazumijeva i korištenje eDokumenata, čime se postiže jednostavnije i efikasnije upravljanje svim poslovnim procesima. Upotrebom eDokumenata istovremeno se evidentiraju poslovne promjene u računovodstvenoj evidenciji tvrtke, što omogućava kvalitetnije upravljanje financijskom, materijalnom, kao i nematerijalnom imovinom tvrtke, što eDokumenti suštinski i jesu.

Što je elektronički dokument?

Elektronički dokument (eDokument) je bilo koji elektronički medijski sadržaj (osim softverskih programa i datoteka) koji je namijenjen korištenju u elektroničkom ili pisanom obliku. Izvorno su se svi (računalni) podaci uvijek ispisivali na papir, a razvoj digitalnih tehnologija učinio je razmjenu elektroničkih dokumenata mnogo prikladnijom od papirnih dokumenata, jer je omogućen pregled dokumenata na ekranu te ušteda papira i prostora za pohranu ispisanih kopija dokumenata. Elektroničkom dokumentu ne može se osporiti punovažnost samo zato jer je u elektroničkom obliku. On ima istu valjanost kao i papirni dokument, ukoliko je kreiran na odgovarajući način.

Upravljanje dokumentima i računovodstvo u oblaku

Izvorni dokumenti sastavni su dio računovodstvenog postupka. Prikupljanje i upravljanje izvornim dokumentima, bez obzira na to radi li se o računovodstvenoj funkciji unutar tvrtke ili kada se koriste outsourcing usluge računovodstvenog servisa, može biti izuzetno izazovan pothvat. Zbog kompleksnosti procesa prikupljanja izvornih dokumenata, u tvrtki se može neadekvatno upravljati dokumentima koji su predmet obrade u računovodstvenom sustavu.

Digitalizacija izvornih dokumenata, primjenom računovodstva u oblaku, jednostavno znači prijenos ili rad s dokumentima u digitalnom formatu. Digitalizacijom procesa prikupljanja izvornih dokumenata tvrtka može jednostavnije organizirati, pohraniti i obraditi sve izvorne dokumente.

Osnovne prednosti digitalizacije su: smanjena upotreba dokumenata u papirnatom obliku, mogućnost prenamjene prostora za pohranu dokumentacije, relativno laka dostupnost dokumentacije uz uvažavanje sigurnosnih IT mjera i centralizirana pohrana digitalnih dokumenata u oblaku.

Digitalizacijom poslovanja u tvrtki se proaktivno upravlja procesom prikupljanja i obrade izvornih dokumenata, njihovim arhiviranjem te naknadnim pregledom i korištenjem dokumenata za potrebe analize poslovnih procesa ili druge namjene. Na taj način, postiže se racionalizacija cjelokupnog poslovanja tvrtke, a ne samo računovodstvene funkcije u tvrtki. Digitalizacijom procesa prikupljanja izvornih dokumenata u cjelokupnoj tvrtki, a ne samo u računovodstvenoj funkciji, postižu se uštede vremenskih resursa pri obradi i unosu podataka te pronalaženju i upravljanju cjelokupnom poslovnom dokumentacijom.

Zašto primjena računovodstva u oblaku olakšava upravljanje dokumentima?

Možda tvrtka već koristi neki od softvera za upravljanje dokumentima, pa financijski menadžeri mogu imati dilemu: Zašto koristiti računovodstvo u oblaku za razmjenu eDokumenata?

Izvorni dokumenti vrlo su važni za poboljšanje kvalitete računovodstvenih podataka. Pri računovodstvenom evidentiranju financijskih transakcija, većina računovođa će osim knjiženja stavki s bankovnog izvoda, osigurati da se svaka transakcija provjeri i s izvornim dokumentom.

Raspoloživost izvornih dokumenata u elektroničkom obliku ne samo da će postupak knjiženja učiniti bržim, lakšim i preciznijim, već će također pomoći u prikupljanju čistih podataka koji se zatim mogu koristiti za potrebe detaljne poslovne analize financijskog poslovanja tvrtke.

Objedinjavanjem cjelokupne financijske dokumentacije, primjenom računovodstva u oblaku, postiže se centralizirano prikupljanje i obrada financijskih transakcija u tvrtki. Ovaj način centralizacije prikupljanja, evidentiranja podataka i pohrane izvorne dokumentacije znatno je fleksibilniji, nego u slučaju konvencionalnog računovodstva, jer su svi dokumenti istovremeno dostupni i za potrebe rada s udaljenih lokacija odnosno decentraliziranog poslovanja tvrtke.

Kada se koristi jedan softver za upravljanje dokumentima u oblaku, a drugi za računovodstvo, potrebno je poznavanje oba softvera te dodatna razmjena eDokumenata između dva različita softvera. To samo upravljanje dokumentima čini neefikasnim, jer postoji mogućnost gubitka vremenskih i drugih resursa (npr. dokumenta). Na taj način ne postiže se integralno upravljanje dokumentacijom u računovodstvenoj funkciji tvrtke, koja treba biti nadležna i za njeno arhiviranje.

Kako računovođe mogu prepoznati koristi eDokumenata?

Iako se obično govori o prednostima računovodstva u oblaku za uspješno financijsko upravljanje, cilj ovog teksta i poglavlja je sagledati korisnost primjene eDokumenata za računovodstvenu funkciju u tvrtki ili pri suradnji računovodstvenog servisa i klijenata primjenom računovodstva u oblaku.

Primarna korist eDokumenata za računovođe, primjenom računovodstva u oblaku, je zaštita od katastrofa i ublažavanje drugih sličnih posljedica koje mogu nastati kao rezultat nepredvidivih rizika. Jedan od takvih nepredvidivih rizika je i aktualna pandemija, tijekom koje je kao novo normalno poslovanje postalo i poslovanje u oblaku.

Računovodstvo u oblaku jedan je od aspekata virtualnog poslovanja. Svi iz računovodstvene branše, koji su imali prethodno iskustvo i koristili prednosti računovodstva u oblaku, mogli su tijekom pandemije nesmetano nastaviti s razmjenom eDokumenata unutar tvrtke ili pri suradnji sa klijentima.

U uvjetima prije pandemije, opisivati koristi eDokumenata i računovodstva u oblaku za slučaj nepredviđenih okolnosti činilo se kao imaginarna situacija. Međutim, samo jedna vanjska okolnost na koju tvrtka nema utjecaj, kao što je to aktualna pandemija, može u znatnoj mjeri zakomplicirati konvencionalni način poslovanja, koji još uvijek primjenjuje veliki broj domaćih tvrtki.

Stoga računovođe ne trebaju čekati pojavu vanjskih utjecaja kako bi prepoznali koristi eDokumenata i računovodstva u oblaku, nego je potrebno proaktivno upravljati digitalnom transformacijom poslovanja i iz aktualne pandemije izvući pouku za buduće bespapirno poslovanje tvrtke.

Zaključak

Digitalizacija poslovanja primjenom eDokumenata i računovodstva u oblaku zahtijeva agilan i proaktivan pristup upravljanju promjenama.

Posjedovanje digitalnog i centraliziranog sustava za upravljanje eDokumentima, primjenom računovodstva u oblaku, omogućava dugotrajniju stabilnost poslovanja u (ne)predviđenim okolnostima.