, ,

Kako kreirati efikasan kontroling u tvrtki?

12 srp 2018

 „Prvo pravilo bilo koje tehnologije je, ako se automatizacija primijeni na efikasnu operaciju, onda će uvećati efikasnost. Drugo pravilo je, ako se automatizacija primijeni na neefikasnu operaciju, onda će uvećati neefikasnost. “

 

Efikasan kontroling u tvrtki san je svakog strateškog managera. Međutim, je li taj managerski san moguće postići povećanjem ulaganja u informatizaciju i automatizaciju poslovanja, a izostankom ulaganja u nove načine rada, procedure, operativna postupanja i što je najvažnije u ljudske potencijale koji će koristiti prednosti suvremenih tehnoloških alata?

Svjedok sam situacija kada je izvršeno ulaganje u „nove“ tehnologije, ali su u poslovnoj organizaciji nastavili raditi „po starom“. Kako to promijeniti? Odgovor je jednostavan: kreiranjem efikasnog kontrolinga u tvrtki.

 

Efikasnost i efikasan kontroling

Efikasnost [1] generalno opisuje “djelotvornost poslovanja, tj. sposobnost ostvarivanja rezultata i ciljeva poslovanja. Ostvarivanje rezultata odnosi se na kratkoročno poimanje djelotvornosti, a sposobnost ostvarivanja ciljeva predstavlja dugoročni aspekt djelotvornosti. Efikasnost se uobičajeno mjeri odnosom rezultata (efekata) i ulaganja ili utrošaka.” U određenim slučajevima, efikasnost se može prikazati u postotcima, u odnosu na idealni slučaj u kojem je efikasnost 100%.

Efikasan kontroling, nije moguće zamisliti u 21. stoljeću bez primjene suvremenih IT alata. Bez obzira na stupanj automatizacije transakcija u poslovnoj organizaciji, na kadrovskim potencijalima u funkciji kontrolinga je velika odgovornost da svi podatci i pokazatelji budu adekvatno pohranjeni u informacijski sustav, odnosno da su izvještaji ispravno kreirani, kao i da omogućavaju managementu „prave informacije u pravo vrijeme.“

Ponekad, podatci koji su potrebni strateškom managementu nisu pravovremeno ažurirani u informacijskom sustavu tvrtke odnosno funkcija kontrolinga nema pristup podatcima koji su „u glavi“ zaposlenika, koji su angažirani za određenu vrstu operativnih aktivnosti u tvrtki. Ovaj problem je vrlo čest u praksi mnogih poslovnih organizacija, odnosno u poslovnoj organizaciji postoji opasnost od (ne)svjesnog gubitka podatka, a zatim i kreiranja „iskrivljene“ slike o trenutnom financijskom stanju, što je svega rezultat neadekvatnog upravljanja informacijskim tokovima u tvrtki.

U tim okolnostima, funkcija kontrolinga treba prvo „ovladati“ neformalnim kanalima informiranja u tvrtki. Stoga je vrlo važno da strateški management, pri procesu formalizacije informacijskih tokova u tvrtki, pruži podršku kontrolingu, a ne pojedinim interesnim grupama u tvrtki, koje su uzrokovale ili utjecale na izostanak sustavnog prikupljanja podataka u tvrtki.

Pri promjeni postojećeg informacijskog sustava, mogu se nastaviti prikupljati i podaci na tzv. „stari“ način. Ovakav način rada može utjecati na stupanj efikasnosti funkcije kontrolinga. Odnosno, kadrovski potencijali radeći „po starom“ postaju „zatrpani“ operativnim aktivnostima te se samo iz tog razloga povećava broj izvršitelja (kontrolora) u funkciji kontrolinga. Povećanje broja kadrovskih potencijala u funkciji kontrolinga ne mora istovremeno značiti i kvalitetniji rad ove poslovne funkcije u tvrtki.

 

Karakteristike efikasnog kontrolinga

Efikasan kontroling u tvrtki je fokusiran na budućnost, a manje na analizu „problema“ iz prošlosti. To znači da funkcija kontrolinga treba imati odgovarajuće IT alate koji će pravovremeno uočiti odstupanja od planiranog i signalizirati managementu da poduzme potrebne mjere predostrožnosti za naredne poslovne aktivnosti.

Efikasan kontroling u tvrtki ne nastaje „preko noći“, nego je rezultat evolutivnog pristupa i razvoja financijske funkcije u tvrtki. To znači da će stupanj efikasnosti funkcije kontrolinga ovisiti prije svega o stupnju iskustva kontrolora koji su angažirani u tvrtki.

Efikasan kontroling je inovativan. Inovativnost kontrolnih postupaka, počevši od uspostavljanja kontrole sistema za unos podataka, preko izgradnje sistema za uočavanje planiranih odstupanja, do kreiranja sistema brzog informiranja managementa i definiranja odgovarajućih mjera za financijsko upravljanje. Tako kontrola kvalitete počinje otkrivanjem inputa koji nisu ispravni. Primjena TQM principa, u procesu kontrolinga, podrazumijeva da je svaki zaposlenik inspektor kvalitete i odgovoran je za gradnju boljih, dugoročnih poslovnih odnosa, koji mogu pomoći da se postignu viši standardi kvalitete kontinuiranim poboljšanjem poslovanja tvrtke.

Efikasan kontroling koristi sve resurse u poslovnoj organizaciji na optimalan način. Optimalan način financijskog upravljanja nije istovjetan za mikro, male, srednje i velike tvrtke. Upotreba poslovnih resursa na optimalan način treba biti prioritetni zadatak funkcije kontrolinga u konkretnoj tvrtki.

Efikasan kontroling podrazumijeva primjenu više različitih kontrolnih aktivnosti i pravovremeno kreiranje preventivnih mjera za financijsko upravljanje poslovanjem. Vrlo rijetko se stvarni ishodi planova podudaraju s onim očekivanim. Pri procesu strateškog planiranja, implementiranje kontrolinga pomoći će da se odgovori na pitanje: “Zbog čega je nastala devijacija?”. Svrha kontrolinga je da pruži strateškom managementu informacije kako bi započeli proces planiranja ispočetka. Nakon provjera kroz postojeći sustav kontrola, ponovno se podešavaju standardi za planove ili kreiraju novi ciljevi za tvrtku, te tako započinje naredni planski period.

 Efikasan kontroling je:

  • ulaganje u buduće bolje poslovanje tvrtke
  • širenje vidika tj. kreiranje nove vizije poslovanja tvrtke
  • dobitak za sve sudionike u procesu kontrolinga
  • „natjecanje“ kako bi bili bolji na tržištu.

[1] Izvor: http://www.poslovni.hr/leksikon/efikasnost-1211

lejla-softic

Autor: Lejla Softić, dipl.oec.  –  SoftConsulting s.p. 

Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u osobni razvoj i unapređenje znanja i vještina nije moguće postići u 21. stoljeću. Konstantno usavršavanje i stjecanje novih znanja i vještina je podjednako važno za uspješnu karijeru koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.

Ne propustite poduzetničke novosti i savjete

Ako želite primati mjesečni newsletter s korisnim sadržajima iz naše poduzetničke baze znanja, molimo vas da ispunite obrazac.

X