, ,

Financijski aspekti projektnog menadžmenta

11 lis 2019

„Novac raste na drvetu upornosti.“

– Japanska poslovica

 

Projektni pristup, naročito pri upravljanju poslovnim promjenama, kao i upravljanje projektima, općenito, može biti izuzetno financijski izazovno za voditelje projekata. Najčešće voditelji projekta nemaju adekvatna znanja i vještine iz područja upravljanja financijama i budžetiranju odnosno u svom projektnom timu nemaju specijaliste za područje financija. Projektne aktivnosti obično se definiraju kao okvirna financijska procjena troškova realizacije projekta, odnosno ne primjenjuju se principi financijskog planiranja i budžetiranja. To je samo jedan od financijskih aspekata, koji ako se neadekvatno i nepravovremeno uoči kao nedostatak, pri upravljanju projektima, može otežati ili značajno usporiti uspješnu realizaciju projekta odnosno njegovu financijsku valorizaciju na tržištu.

Što je projektni menadžment?

Projektni menadžment je kao koncept razvijen u SAD-u prilikom realizacije krupnih vojnih programa i danas se vrlo uspješno koristi za upravljanje realizacijom poslovnih, istraživačkih i drugih projekata. Bazira se na uspostavljanju efikasne organizacije koja omogućava da se na najbolji način iskoriste raspoložive metode planiranja i kontrole za efikasniju realizaciju projekta. Efekti koji se postižu primjenom koncepta upravljanja projektom, u realizaciji raznovrsnih projekata, su višestruki i ogledaju se u značajnim vremenskim i finansijskim uštedama i racionalizacijama koje se postižu u procesu realizacije odnosnog projekta.

Važnost financijskog upravljanja za projektni menadžment

Upravljanje (ne)financijskim resursima, tijekom realizacije razvojnih i drugih projekata, a naročito upravljanje vremenskim resursima, od čijeg načina upotrebe će ovisiti i način upotrebe financijskih resursa, posebno je važno za konačan uspjeh samog projekta. Ukoliko projekt nije, od samog početka tj. u fazi pripreme projekta, kreiran na način da postoji adekvatno vrednovanje i utrošak nefinancijskih resursa, kao što su to npr. vrijeme i drugi neopipljivi elementi neophodni za uspješnu realizaciju projekta, ne može se očekivati da će tijekom faze provedbe projekta biti od posebne pomoći upravljačke i druge vještine, a to su najčešće vještine improvizacije, koje posjeduje voditelj projekta.

Financijsko upravljanje je od posebnog značaja za projekte kao što su to npr. reinženjering poslovnih procesa i digitalna transfomacija poslovanja, čiji cilj je postizanje značajnije promjene u načinu budućeg poslovanja tvrtke. Ukoliko financijski menadžeri, nisu uključeni na vrijeme, u realizaciju ovih i drugih relativno zahtjevnijih projekata, s velikom izvjesnošću se može očekivati da će, u fazi završavanja projekta, izostati realizacija planiranih pozitivnih efekata zbog kojih je i donesena odluka da se poduzmu konkretne projektne aktivnosti.

Stoga je za uspjeh konkretnog projekta, odnosno za projektni menadžment općenito, vrlo važno da se detaljno analiziraju svi financijski aspekti realizacije projekta, kako bi se napravio detaljan financijski plan za svaku od projektnih aktivnosti i pri tome kreirala dostatna financijska sredstva za eventualna kašnjenja u svakoj od faza realizacije projekta.

Projektni menadžment  vs. financijski menadžment

Iako su projektni menadžment i financijski menadžment dva lica iste medalje, vrlo često se pri upravljanju projektima zanemaruje uloga financijskog voditelja projekta, koji je financijski menadžer u projektnom timu, odnosno glorificira se uloga tehničkog voditelja projekta, koji je obično nefinancijskog usmjerenja, a koji treba imati ulogu koordinatora projektnog tima.

Ako voditelj projekta nije istovremeno i financijski menadžer (CFO) u tvrtki ili CFO nije uopće član projektnog tima, ovako kreiran projektni tim, imati će značajan utjecaj na konačnu (ne)uspješnu ralizaciju projekta. Nadalje, ukoliko je vođa projekta CFO ali istovremeno ne posjeduje odgovarajuća tehnička znanja i iskustva, odnosno u projektnom timu nema adekvatnu osobu s iskustvom iz područja inženjeringa, to može na istovjetan način, kao i ranijem slučaju, utjecati na konačnu (ne)uspješnu ralizaciju projekta.

Za uspješno upravljanje projektima potrebno je da tehnički i financijski voditelji projekta djeluju timski, a da su njihove uloge u projektnom timu rezultat kombinacije specifičnih znanja i vještina koje svako od njih posjeduje te da se konačne odluke, pri upravljanju projektima, donose njihovim konsenzusom, a ne preglasavanjem jednog ili drugog člana tima (tehničkog ili financijskog voditelja projekta).

Zaključak

Za uspješnu realizaciju projekta, čak i kada tvrtka posjeduje adekvatne (ne)financijske resurse, od posebne je važnosti da se oni racionalno i učinkovito koriste, kako bi se mogli pravovoremeno pokrenuti novi razvojni ciklusi u tvrtki.

Ukoliko je financijski budžet za realizaciju konkretnog projekta nešto fleksibilnije kreiran, to istovremeno ne znači da se svi financijski resursi trebaju neracionalno utrošiti. Fleksibilnost pri kreiranju budžeta za realizaciju planiranih projektnih aktivnosti samo je jedan od načina na koji financijski menadžeri planiraju određene financijske resurse i za slučaj neočekivanih i vanrednih situacija, kao oblik preventivnog upravljanja projektnim rizicima. Stoga ove financijske stavke u financijskom planu, koji je kreiran za realizaciju konkretnog projekta, trebaju biti upravo tako i označene, kao financijski resursi za vanredne situacije koje se nisu mogle predvidjeti tijekom pripremne faze, ali za koje iskusni financijski i projektni menadžeri znaju da postoje u izuzetno dinamičnim tržišnim uvjetima poslovanja i brzim promjenama, koje su karakteristične za poslovanje u 21. stoljeću.

Na koji način će projektni menadžeri upravljati projektnim ciklusom i hoće li CFO biti voditelj projekta odnosno hoće li tehnički i financijski voditelj projekta djelovati kao inokosni ili kolegijalni organ upravljanja, ali i pri odlučivanju, ovisi o konkretnoj unutarnjoj organizaciji rada u tvrtki, njenoj veličini, broju članova projektnog tima, kao i o samom karakteru i opsegu (razvojnog) projekta. Uspješni projektni timovi, sve projektne aktivnosti detaljno planiraju, a naročito financijske aspekte uspješne realizacije projekta. Manje uspješni projektni timovi se u svemu, pa tako i financijskom planiranju projektnih aktivnosti, oslanjaju na improvizacije. Upravo razlika između detaljnog financijskog planiranja i improvizacije tj. nedoslijednost pri financijkom upravljanju projektima čini jedne projekte i i voditelje projekata uspješnijim od drugih projekata i njihovih voditelja projekata.

Ne propustite poduzetničke novosti i savjete

Ako želite primati mjesečni newsletter s korisnim sadržajima iz naše poduzetničke baze znanja, molimo vas da ispunite obrazac.

X